ミーティングシート

おはようございます。イノベーション人材育成の教育総研の岡本です。「周囲を巻き込む力」シリーズの第15回目は、ミーティングシートです。

会議では一般的にアジェンダ(議題)と関係資料が配布されます。議題に沿って議事が進行され、審議事項と報告事項に分けて情報共有をし、結論を出していくという様になっています。そして、決定事項等は議事録に記載されて当日あるいは後日、参加者に配布されるもしくは公開されるという流れです。

オフィシャルな会議であればこの手順で良いのですが、社内でスピード感のあるかつすぐに行動につなげるためにはこれでは少々心もとない所があります。いわゆる会議のための会議になり兼ねないのです。

そこでミーティングシートを参加者全員に準備したいと思います。ミーティングシートは写真のように予め決定すべきことを空白にしておいたものです。いたってシンプルなものですが、このシートで参加者は何を議論し何を決めなければならないかがイメージできます。そして自分の意見をこのシートに書きながら会議に参加し、議論の進捗もここに書き込んでいきます。

議事進行者はミーティングシートに結論を書き込み最終確認をして、会議終了後すぐに議事録より先に参加者全員に配布し、結論の共有と各自の行動を促します。もちろんオンラインでOKです。議事録担当者はプロジェクターでその場で参加者に確認を取って行く事でもいいでしょう。

ぜひ簡潔なもので結構ですのでミーティングシートを活用してスピーディーなかつ実効性のある会議を進めていただき周りを巻き込みミッションを前進させてください。

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