Khi bắt đầu làm việc trong công ty Nhật, các bạn sẽ bắt đầu làm quen với việc soạn thảo email gửi cho đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng,... Một trong những khó khăn thường gặp khi soạn thảo email là không nắm rõ hình thức trình bày, sử dụng sai kính ngữ, không truyền đạt rõ nội dung email,...
Hãy cùng Kyouikusouken tìm hiểu cấu trúc của email trong công việc và từ đó tránh những lỗi sai không đáng có nhé.
| CẤU TRÚC CỦA EMAIL
Email tiếng Nhật thường được chia làm 3 phần (mở đầu, nội dung email, kết thúc). Hôm nay, Kyouikusouken sẽ giới thiệu đến các bạn kỹ hơn về cấu trúc của email. (hình dưới)
Hãy điền địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi đến.
Một tip nhỏ cho bạn, hãy lưu tên của người gửi trước ở mục "danh bạ"_連絡先 để khi nhận email, tên của người nhận sẽ được hiển thị chi tiết. Tuy là một thao tác nhỏ nhưng người nhận email sẽ đánh giá cao sự tỉ mỉ của bạn.
Ví dụ: 山口 さくら様
Trong mục danh bạ, hãy thêm「様」sau họ tên của người nhận và lưu email của họ.
Khi bạn gửi email cho đối tượng, thì email của họ sẽ hiển thị 山口 さくら 様 <s-yamaguchi＠abc.co.jp>
◆ CC và BCC
Sử dụng tốt CC và BCC sẽ làm tăng hiệu quả của email. Tuy nhiên, nếu không quen chúng ta sẽ dẽ bị nhầm lẫn giữa CC và BCC.
・Khi sử dụng CC để gửi cho nhiều người, những người này có thể xem biết được email đã được gửi cho những ai.
・Khi sử dụng BCC để gửi thì những người nhận sẽ không biết email đã được gửi cho những ai.
◆ Tiêu đề_件名（けんめい）
Tiêu đề của email cần ngắn ngọn và thể hiện được nội dung chính của email. Hãy tưởng tượng nếu một nhân viên kế toán nhận được nhiều email với tiêu đề 「請求書をお願いします」thì họ không thể phân biệt được đâu là email cần giải quyết trước, đâu là email có thể để lại làm sau.
Chính vì vậy, chúng ta có thể viết 請求書のお願い（〇〇社）; Nếu bạn có thể ghi rõ thời gian, tên công ty, tên sản phẩm thì càng tốt.
Ví dụ: 【ご確認ください】3月のイベント企画について
【〇〇商事】打合せのお願い
◆ Phần thân _本文（ほんぶん）
Đây là phần khó nhất khi viết một email thương mại tiếng Nhật. Trong phần thân email, chúng ta cần có đủ các nội dung sau (xem hình)
Lưu ý: nên viết đầy đủ tên công ty, chức vụ (nếu biết), họ tên người nhận theo cấu trúc sau:
株式会社 〇〇商事
課長 山口 さくら様
※ Tránh viết tắt tên công ty thành（株）hoặc (有).
※ Hãy nhớ liệt kê tên những người gửi trong CC.
Trong bất cứ email nào, chúng ta cũng cần có câu chào mở đầu và chào kết thúc.
Một số câu thường được dùng như sau:
➤Chào mở đầu
Đối với người trong công ty
→ 「お疲れ様です。」
Đối với khách hàng, đối tác
→「この度はお世話になります。」
→「いつもお世話になっております。」
→「お世話になっております。ご無沙汰しております。」
➤Chào kết thúc
→「宜しくお願い致します。」
→「引き続き宜しくお願い致します。」
→「何卒宜しくお願い致します。」
Chúng ta nên chọn những lời chào phù hợp tùy vào nội dung của email.
➤ Nội dung chính của email
Khi viết nội dung chính của email, chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
・Trình bày rõ và ngắn gọn nội dung muốn truyền tải.
・Mỗi dòng không quá 35 ký tự. Tránh việc viết email thành một đoạn văn, điều này có thể khiến cho người nhận không muốn đọc email.
・Có thể cách một dòng sau mỗi ý chính.
・Sử dụng một cách thích hợp cụm từ thể hiện sự quan tâm đến cảm xúc người đọc, điều này sẽ làm người nghe dễ dàng chấp nhận những yêu cầu, nhờ vả của chúng ta.
Một số クッション言葉 có thể sử dụng như:
→お忙しいところ恐縮ですが ～
→ご迷惑とは存じますが ～
→ご都合がよろしければ ～
→申し訳ございませんが ～
◆ Chữ ký _署名（しょめい）
Trong hầu hết các công ty Nhật, chữ ký sẽ được thiết kế riêng để tăng độ nhận dạng. Bạn có thể tham khảo chữ ký của cấp trên hoặc đồng nghiệp để có chữ ký phù hợp nhé.
Chữ ký của email cần đảm bảo các thông tin cở bản sau:
✓Tên đầy đủ công ty
✓ Bộ phận làm việc hoặc chức vụ
✓ Họ và tên cá nhân
✓ Email liên lạc
◆ Tệp đính kèm _添付ファイル（てんぷふぁいる）
Khi gửi email có tệp đính kèm chúng ta nên:
✓Thay đổi tên tệp để người nhận có thể dễ dàng nhận biết.
✓Nếu số lượng tài liệu gửi quá nhiều, nên lưu ý hỏi trước về dung lượng của tệp đính kèm có gây ảnh hưởng tới người nhận hay không.
Bạn có thể hỏi như sau:
「３MBがありますが、お送りしてもよろしいでしょうか。」
Trên đây là cấu trúc cơ bản của một email tiếng Nhật. Trong thời gian tới, Kyouikusouken sẽ tiếp tục giới thiệu về các cụm từ thường sử dụng và những lưu ý khi soạn thảo email tiếng Nhật.
Hãy theo dõi Facebook hoặc Instagram của Kyouikusouken để cập nhật những thông tin bổ ích sớm nhất nhé.