BÁO CÁO・LIÊN LẠC・THẢO LUẬN
報告・連絡・相談

Mục lục

②Mục đích của việc thực hiện Báo cáo・Liên lạc・Thảo luận

③Thực hiện HOU-REN-SOU lúc nào và như thế nào

④Điểm cần lưu ý khi thực hiện HOU-REN-SOU

Khi làm việc ở doanh nghiệp Nhật, chúng ta sẽ nghe nói nhiều tới "Báo cáo・Liên lạc・Thảo luận" hay nói tắt là "HOU-REN-SOU". Vậy, "HOU-REN-SOU" là gì và tại sao nó lại cần thiết trong công ty Nhật. Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1.HOU-REN-SOU là gì

"Báo cáo"_ HOUKOKU_報告

Báo cáo về cơ bản là thông báo của cấp dưới về công việc, tiến độ và kết quả công việc theo mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới. Bằng cách báo cáo từng người một, bạn có thể nghe được đánh giá công việc từ sếp, nhận định trong tình huống cần thiết và đưa ra quyết định.

"Liên lạc"_RENRAKU_連絡

Liên lạc là để thông báo cho các bên liên quan về thông tin kinh doanh/công việc đơn giản. Nó được yêu cầu để truyền đạt sự thật mà không bao gồm ý kiến và suy đoán của riêng bạn. Ngoài ra, không giống như báo cáo, tất cả mọi người, bất kể sếp hay cấp dưới, đều là người gửi và người nhận.

"Thảo luận"_SOUDAN_相談

Thảo luận là hỏi ý kiến của sếp, tiền bối và đồng nghiệp khi bạn không chắc chắn về quyết định của mình trong công việc hoặc khi bạn muốn cấp trên nghe ý kiến của bản thân. Kết quả là, vấn đề sẽ được giải quyết vấn đề ngay lập tức.

Trở lại mục lục bài viết

2.Mục đích của việc thực hiện HOU-REN-SOU

Mục đích của "HOU-REN-SOU" là thúc đẩy chia sẻ thông tin trong tổ chức và cải thiện năng suất .

Bằng cách chia sẻ thông tin mà mỗi thành viên sở hữu giữa cấp trên và cấp dưới của tổ chức và tiến hành xác nhận lẫn nhau, có thể tránh lặp lại sai lầm, phát hiện sớm và tạo ra cơ hội phát triển mới.

"HOU-REN-SOU" chủ yếu chia sẻ những thông tin sau.
   ✓Tiến độ và trạng thái công việc
   ✓Vấn đề cần giải quyết
   ✓Mối quan tâm v.v.

Tạo ra một môi trường trong đó tất cả các thành viên có thể thực hiện đúng "HOU-REN-SOU" là điều quan trọng để công việc diễn ra thuận lợi và tăng năng suất.

Trở lại mục lục bài viết

3.Thực hiện HOU-REN-SOU lúc nào và như thế nào

■Thực hiện khi nào là thích hợp

Điều quan trọng là thực hiện "HOU-REN-SOU" khi sếp hỏi tới mà phải là "đúng thời điểm". Đặc biệt, điều quan trọng là không đợi đến khi được hỏi tới mà hãy tự mình thực hiện.

■Cách thực hiện HOU-REN-SOU

Các phương tiện thực hiện "HOU-REN-SOU" đơn giản, bạn có thể thực hiện bằng lời nói, điện thoại hoặc e-mail. Nếu bạn muốn thông báo cho một số lượng lớn người hoặc nếu nội dung phức tạp với các con số, đồ thị và biểu đồ, hãy làm điều đó bằng văn bản.

■Để thực hiện HOU-REN-SOU hiệu quả, chúng ta cần làm rõ "mục đích”, “đối tượng giao tiếp”, “việc cần truyền đạt”.

Bằng cách làm rõ mục đích giao tiếp, bạn có thể truyền đạt nó cho đối phương một cách dễ hiểu. Mục đích chung của "HOU-REN-SOU" là chia sẻ thông tin. Trong mỗi hành động, nếu không có ý thức chia sẻ thông tin, bạn sẽ không thể truyền tải được những gì mình muốn truyền tải đến đối phương.

Xác định đối tượng giao tiếp là ai có thể giúp bạn tìm phương pháp giao tiếp thích hợp. Tùy vào đối tượng giao tiếp, có thể linh hoạt thay đổi phương thức giao tiếp để đạt được hiệu quả khi thực hiện HOU-REN-SOU.

   ・Nói với ai (sếp, đồng nghiệp, khách hàng, v.v.)
   ・Môi trường xung quanh bên kia (cuộc họp, trực tiếp, email, điện thoại, v.v.)
   ・Thời gian của đối thủ (cho dù có thời gian, không có thời gian, v.v.

Để sắp xếp “những điều cần truyền đạt” cần lưu ý đừng nhầm lẫn sự thật và ý kiến cá nhân của bạn.

Trở lại mục lục bài viết

4.Điểm cần lưu ý khi thực hiện HOU-REN-SOU

☆BÁO CÁO
Gợi ý bạn các thời điểm báo cáo thích hợp
   ・Báo cáo về tiến độ công việc đang thực hiện, khoảng 30%, 50%, 70% sau khi hoàn thành công việc.
   ・Khi công việc được giao kết thúc (hoàn thành 100% công việc được giao)
   ・Khi cần thay đổi cách thực hiện công việc
   ・Khi nhận được thông tin mới từ các bên liên quan
   ・Khi tìm thấy một cách mới để cải thiện công việc của mình
   ・Khi phạm sai lầm hoặc gặp khó khăn trong quá trình làm việc

Nếu bạn đang vội hoặc nếu bạn có một "báo cáo" đơn giản, hãy làm điều đó bằng lời nói. Khi đó, hãy cố gắng chuyển tải nó từ phần kết luận. Sau khi kết luận, hãy cho biết diễn tiến, tình hình và nguyên nhân.

Điều quan trọng là phải truyền đạt tách bạch sự thật và ý kiến chủ quan của bạn. Nếu không phân biệt rõ sự thật đã diễn ra với ý kiến cá nhân có thể dẫn đến việc cấp trên có thể đưa ra những đánh giá sai.

☆LIÊN LẠC

Khi “liên lạc”, người giao tiếp bắt buộc phải nắm chắc nội dung của cuộc tiếp xúc. Đảm bảo rằng nó đã được quyết định / chưa quyết định, và nói rõ tình huống càng chính xác càng tốt.

Ví dụ: 雨が降っても、イベントは開催されるみたいです。

Hình như sự kiện vẫn được tổ chức cho dù trời mưa

Sử dụng những từ "hình như" "có vẻ" sẽ làm cho câu nói không có tính xác thực và khiến cho người nghe cảm thấy mơ hồ khó hiểu.

Điều quan trọng là xác định rõ xem bạn muốn truyền đạt điều gì. Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng trên thực tế, nếu chính bản thân chúng ta cũng không rõ chúng ta muốn nói về việc gì thì người nghe sẽ rất khó hiểu được những điều mà bạn truyền đạt.

☆THẢO LUẬN／THAM VẤN

Trong thảo luận, điều quan trọng là làm thế nào bạn có thể truyền tải nó đến người nghe một cách dễ hiểu. Để nhận được lời khuyên tốt, hãy sắp xếp các vấn đề bạn muốn thảo luận.

   ・Nêu lên vấn đề bạn đang gặp khó khăn
   ・Mục tiêu mà bạn muốn đạt được
   ・Trình bày rõ ràng, súc tích quá trình thực hiện công việc

Bạn hãy sắp xếp các thông tin cần thảo luận rõ ràng để cấp trên đưa ra phán đoán chính xác, từ đó cấp trên sẽ cho bạn một lời khuyên thích hợp.

Trên đây Kyouikusouken đã giới thiệu về "HOU-REN-SOU" được sử dụng trong doanh nghiệp Nhật. Mục đích thực hiện của HOU-REN-SOU là nâng cao năng suất. Bằng cách giao tiếp chính xác và nhanh chóng, chúng ta có thể hạn chế những sai lầm và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Tuy HOU-REN-SOU là kỹ năng cơ bản của người đi làm nhưng đây kỹ năng rất quan trọng để làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp Nhật. Nên bạn hãy tận dụng ngay vào công việc nhé! Hy vọng những điều trên đây sẽ giúp ích cho mọi người trong công việc.

Trở lại mục lục bài viết