BÁO CÁO・LIÊN LẠC・THẢO LUẬN
報告・連絡・相談
Mục lục
Khi làm việc ở doanh nghiệp Nhật, chúng ta sẽ nghe nói nhiều tới "Báo
cáo・Liên lạc・Thảo luận" hay nói tắt là "HOU-REN-SOU". Vậy,
"HOU-REN-SOU" là gì và tại sao nó lại cần thiết trong công ty Nhật.
Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.
1.HOU-REN-SOU là gì
"Báo cáo"_ HOUKOKU_報告
Báo cáo về cơ bản là thông báo của cấp dưới về công việc, tiến độ và
kết quả công việc theo mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới. Bằng
cách báo cáo từng người một, bạn có thể nghe được đánh giá công việc
từ sếp, nhận định trong tình huống cần thiết và đưa ra quyết
định.
"Liên lạc"_RENRAKU_連絡
Liên lạc là để thông báo cho các bên liên quan về thông tin kinh
doanh/công việc đơn giản. Nó được yêu cầu để truyền đạt sự thật mà
không bao gồm ý kiến và suy đoán của riêng bạn. Ngoài ra, không
giống như báo cáo, tất cả mọi người, bất kể sếp hay cấp dưới, đều là
người gửi và người nhận.
"Thảo luận"_SOUDAN_相談
Thảo luận là hỏi ý kiến của sếp, tiền bối và đồng nghiệp khi bạn
không chắc chắn về quyết định của mình trong công việc hoặc khi bạn
muốn cấp trên nghe ý kiến của bản thân. Kết quả là, vấn đề sẽ được
giải quyết vấn đề ngay lập tức.
Trở lại mục lục bài viết
2.Mục đích của việc thực hiện HOU-REN-SOU
Mục đích của "HOU-REN-SOU" là thúc đẩy chia sẻ thông tin trong tổ
chức và cải thiện năng suất .
Bằng cách chia sẻ thông tin mà mỗi thành viên sở hữu giữa cấp trên
và cấp dưới của tổ chức và tiến hành xác nhận lẫn nhau, có thể tránh
lặp lại sai lầm, phát hiện sớm và tạo ra cơ hội phát triển
mới.
✓Tiến độ và trạng thái công việc
✓Vấn đề cần giải quyết
✓Mối quan tâm v.v.
Tạo ra một môi trường trong đó tất cả các thành viên có thể thực
hiện đúng "HOU-REN-SOU" là điều quan trọng để công việc diễn ra
thuận lợi và tăng năng suất.
Trở lại mục lục bài viết
3.Thực hiện HOU-REN-SOU lúc nào và như thế nào
■Thực hiện khi nào là thích hợp
Điều quan trọng là thực hiện "HOU-REN-SOU" khi sếp hỏi tới mà phải là
"đúng thời điểm". Đặc biệt, điều quan trọng là không đợi đến khi được
hỏi tới mà hãy tự mình thực hiện.
■Cách thực hiện HOU-REN-SOU
Các phương tiện thực hiện "HOU-REN-SOU" đơn giản, bạn có thể thực hiện
bằng lời nói, điện thoại hoặc e-mail. Nếu bạn muốn thông báo cho một
số lượng lớn người hoặc nếu nội dung phức tạp với các con số, đồ thị
và biểu đồ, hãy làm điều đó bằng văn bản.
■Để thực hiện HOU-REN-SOU hiệu quả, chúng ta cần làm rõ "mục đích”, “đối tượng giao tiếp”, “việc cần truyền
đạt”.
Bằng cách làm rõ mục đích giao tiếp, bạn có thể truyền đạt nó cho đối
phương một cách dễ hiểu. Mục đích chung của "HOU-REN-SOU" là chia sẻ
thông tin. Trong mỗi hành động, nếu không có ý thức chia sẻ thông tin,
bạn sẽ không thể truyền tải được những gì mình muốn truyền tải đến đối
phương.
Xác định đối tượng giao tiếp là ai có thể giúp bạn tìm phương pháp giao
tiếp thích hợp. Tùy vào đối tượng giao tiếp, có thể linh hoạt thay đổi
phương thức giao tiếp để đạt được hiệu quả khi thực hiện
HOU-REN-SOU.
・Môi trường xung quanh bên kia (cuộc họp, trực tiếp, email, điện thoại, v.v.)
・Thời gian của đối thủ (cho dù có thời gian, không có thời gian, v.v.
Để sắp xếp “những điều cần truyền đạt” cần lưu ý đừng nhầm lẫn sự thật và ý kiến cá nhân của bạn.
Trở lại mục lục bài viết
4.Điểm cần lưu ý khi thực hiện HOU-REN-SOU
☆BÁO CÁOGợi ý bạn các thời điểm báo cáo thích hợp
・Báo cáo về tiến độ công việc đang thực hiện, khoảng 30%, 50%, 70% sau khi hoàn thành công việc.
・Khi công việc được giao kết thúc (hoàn thành 100% công việc được giao)
・Khi cần thay đổi cách thực hiện công việc
・Khi nhận được thông tin mới từ các bên liên quan
・Khi tìm thấy một cách mới để cải thiện công việc của mình
・Khi phạm sai lầm hoặc gặp khó khăn trong quá trình làm việc
Nếu bạn đang vội hoặc nếu bạn có một "báo cáo" đơn giản, hãy làm
điều đó bằng lời nói. Khi đó, hãy cố gắng chuyển tải nó từ phần kết
luận. Sau khi kết luận, hãy cho biết diễn tiến, tình hình và nguyên
nhân.
Điều quan trọng là phải truyền đạt tách bạch sự thật và ý kiến
chủ quan của bạn. Nếu không phân biệt rõ sự thật đã diễn ra với ý
kiến cá nhân có thể dẫn đến việc cấp trên có thể đưa ra những đánh
giá sai.
☆LIÊN LẠC
Khi “liên lạc”, người giao tiếp bắt buộc phải nắm chắc nội dung của
cuộc tiếp xúc. Đảm bảo rằng nó đã được quyết định / chưa quyết định,
và nói rõ tình huống càng chính xác càng tốt.
Ví dụ: 雨が降っても、イベントは開催されるみたいです。
Hình như sự kiện vẫn được tổ chức
cho dù trời mưa
Sử dụng những từ "hình như" "có vẻ" sẽ làm cho câu nói không có
tính xác thực và khiến cho người nghe cảm thấy mơ hồ khó hiểu.
Điều quan trọng là xác định rõ xem bạn muốn truyền đạt điều gì.
Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng trên thực tế, nếu chính bản thân chúng
ta cũng không rõ chúng ta muốn nói về việc gì thì người nghe sẽ rất
khó hiểu được những điều mà bạn truyền đạt.
☆THẢO LUẬN/THAM VẤN
Trong thảo luận, điều quan trọng là làm thế nào bạn có thể truyền
tải nó đến người nghe một cách dễ hiểu. Để nhận được lời khuyên tốt,
hãy sắp xếp các vấn đề bạn muốn thảo luận.
・Mục tiêu mà bạn muốn đạt được
・Trình bày rõ ràng, súc tích quá trình thực hiện công việc
Bạn hãy sắp xếp các thông tin cần thảo luận rõ ràng để cấp trên đưa
ra phán đoán chính xác, từ đó cấp trên sẽ cho bạn một lời khuyên
thích hợp.
Trên đây Kyouikusouken đã giới thiệu về "HOU-REN-SOU" được sử dụng
trong doanh nghiệp Nhật. Mục đích thực hiện của HOU-REN-SOU là nâng
cao năng suất. Bằng cách giao tiếp chính xác và nhanh chóng, chúng
ta có thể hạn chế những sai lầm và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Tuy HOU-REN-SOU là kỹ năng cơ bản của người đi làm nhưng đây kỹ năng
rất quan trọng để làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp Nhật. Nên bạn
hãy tận dụng ngay vào công việc nhé! Hy vọng những điều trên đây sẽ
giúp ích cho mọi người trong công việc.
Trở lại mục lục bài viết
BÀI VIẾT CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM