正しい返事｜PHẢN HỒI HIỆU QUẢ KHI LÀM VIỆC TẠI DOANH NGHIỆP NHẬT

日付:


Trong thời đại hiện nay, giao tiếp là một kỹ năng được đánh giá cao. Giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng cho mình những mối quan hệ tốt đẹp. Sẽ có bạn nói rằng "mình không thích giao tiếp, và tính chất công việc của mình không đòi hỏi phải giao tiếp tốt...". Vậy, bạn có đang làm việc một mình mà không có khách hàng hoặc ít nhất là một người sếp? 

Giao tiếp tốt không đồng nghĩa với việc bạn thích giao tiếp và phải nói nhiều. Giao tiếp tốt là khi bạn nói người khác hiểu và điều người khác nói bạn cũng hiểu. Để giao tiếp tốt, ngoài thái độ, tác phong,.. thì bạn cần chú ý nhiều tới cách phản hồi cho hiệu quả. 

Trong bài viết này, Kyouikusouken sẽ gửi đến bạn những lưu ý giúp bạn đưa ra những phản hồi hiệu quả khi làm việc trong doanh nghiệp. 


  Sử dụng cấu trúc 「vâng＋một vế」

Trong giao tiếp, người Việt Nam chúng ta sẽ có thói quen sử dụng từ "vâng", "dạ" để làm từ đệm. Trong hầu hết các trường hợp từ "vâng" sẽ có nghĩa là đồng ý hoặc đã hiểu. Nhưng cũng có trường hợp chỉ đơn giản để làm từ đệm cho ý phía sau.
 
Nếu chúng ta có thói quen sử dụng từ "vâng" trong tiếng Việt và áp dụng thói quen này vào cuộc hội thoại tiếng Nhật không tốt chút nào. Trong tiếng Nhật, cho dù bạn dùng từ「はい」để khẳng định ý kiến của mình thì câu trả lời của bạn cũng không đủ nghĩa.

☞ Hãy sử dụng từ 「はい」kết hợp với một vế phía sau.

Ví dụ: 
　　　▼ Trả lời khẳng định cho với câu nói của đối phương
　　　ウエンさん、明日のミーティングの資料をお願いします。
　　　→はい、ミーティングの資料を作成します。
          「vâng」          ＋         「một vế」

　　　ウエンさん、ちょっといいですか。
　　　→はい、すぐ参ります。
　　　　　　「vâng」＋ 「một vế」

Nếu bạn chỉ trả lời 「はい」thì người nghe sẽ không biết được bạn đã thật sự hiểu yêu cầu của họ dành cho bạn hay chưa. Vì vậy, để khẳng định lại sự việc bạn đã hiểu rõ nội dung mà đối phương nói, hãy sử dụng cấu trúc 「はい」＋một vế.

Trường hợp, nếu bạn không hiểu đối phương nói gì, bạn cũng có thể áp dụng cấu trúc này để xác nhận lại. 

Ví dụ:
         ▼ Trả lời khi không hiểu điều đối phương nói
　　　ウエンさん、明日のミーティングの資料をお願いします。
　　　→はい。もう一度ゆっくり言っていただけませんか。
          「vâng」          ＋         「một vế」

        ▼ Trả lời khi không thể đáp ứng yêu cầu ngay lập tức
　　　ウエンさん、ちょっといいですか。
　　　→はい。今、手が離せないので、10分後でもよろしいですか。
　　　　　　「vâng」＋ 　　　　　　　　　　　　　　「một vế」

  Những cụm từ phản hồi cần tránh

✖「了解です。」
Cụm từ này có nghĩ là "đã hiểu". Cụm từ này thường do cấp trên nói với cấp dưới của mình. Nếu bạn nói chuyện với cấp trên tốt nhất nên dùng「かしこまりました」「承知しました」; nói chuyện với người ngang hàng thì sử dụng 「分かりました」để khẳng định rằng bạn đã hiểu.

✖「大丈夫です。」
Đây là một trong những cụm từ gây nhầm lẫn cho cả người Nhật.「大丈夫です。」mang ý nghĩa "tôi ổn" hoặc "không sao". Chính vì vậy, thay vì sử dụng「大丈夫です。」bạn hãy làm rõ giải thích thêm điều bạn muốn nói. 
Ví dụ:
　　　レジ袋をご利用でしょうか。(quý khách có sử dụng túi ni lông không ạ?)
　　　　✖ 大丈夫です。("không sao" hoặc "tôi ổn")
　　　　〇 ありがとうございます。お願いします。(cảm ơn, hãy lấy túi nilong cho tôi)
　　　　〇 いいえ、マイバッグを持っています。(tôi có mang túi của mình)

✖「はいはい、、」
Trong giao tiếp, nếu bạn dùng từ 「はいはい」 sẽ rất dễ làm cho đối phương cảm thấy bị xúc phạm. Vì vậy, bạn nên tránh sử dụng từ này khi giao tiếp trong công việc. Hãy sử dụng một lần chữ 「はい」thôi nhé.

  Lưu ý khi phản hồi

Không chỉ trong giao tiếp mà ở hầu hết mọi trường hợp, thái độ và tác phong của bạn sẽ giúp người đối diện quyết định ấn tượng tốt hay xấu dành cho bạn.

▶Hãy phản hồi đối phương một cách rõ ràng, không nói lí nhí. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn biết thêm thông tin, bạn nên đặt một câu hỏi và lắng nghe cho đến khi bạn hài lòng.

▶Trả lời nhanh chóng và vui vẻ. Sẽ không ai cảm thấy thoải mái khi làm việc hoặc nhờ vả một người suốt ngày trì trệ, ủ rũ. Để mọi người vui vẻ với bạn thì trước hết tự bản thân mình phải vui vẻ với mọi người trước. Khi bạn vui vẻ phản hồi và tích cực làm việc thì năng lượng tích cực đó sẽ giúp mọi người xung quanh cảm thấy tốt hơn.

▶Khi giao tiếp trong công việc, hãy hướng về đối phương. Nếu đang đánh máy hãy dừng tay và hướng về người nói chuyện với bạn, hoặc nếu được gọi hãy nhanh chóng cầm theo sổ ghi chú và viết đến bên cạnh cấp trên của bạn. 

Tuy là những việc nhỏ, nhưng mọi người xung quanh sẽ đánh giá rất cao tính cách và sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc đấy.

　　　　　　　
Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về văn hóa ứng xử thương mại qua các cách sau:
① Chương trình E-learning EduOsaka (tư liệu học tập phong phú có thể áp dụng ngay vào công việc)
③ Theo dõi SNS (Facebook & Instagram) để tìm hiểu những kỹ năng cần thiết làm việc trong doanh nghiệp Nhật.