Số lượng các công ty Nhật Bản thâm nhập vào Việt Nam ngày càng tăng sau đại dịch Corona. Chúng ta thường thấy tin tức về việc mở rộng quy mô và tăng cường trang bị kỹ thuật tiến tiến. Sau đại dịch Covid 19, các hoạt động đang trở nên sôi động hơn.
Vì "công ty là con người", cần phải đào tạo nhân viên người Việt Nam để trở thành những nhà quản lý.
Lần này, Kyouikusouken gửi đến những giải pháp cho từng vấn đề "khó khăn" của nguồn nhân lực tay nghề cao Việt Nam đang ứng cử vào vị trí quản lý. Số lượng lao động Việt Nam sẽ tăng lên tại Nhật Bản trong tương lai, vì vậy Kyouikusouken sẽ đề xuất một giải pháp hữu ích cho các công ty tuyển dụng nhân viên Việt Nam.
GIAO TIẾP KHÔNG SUÔN SẺ
“Giao tiếp” là một vấn đề nan giải không chỉ đối với người Việt Nam mà ngay cả khi tuyển dụng người nước ngoài. Giao tiếp này là một vấn đề rất nan giải dẫn đến công việc tiến hành không chính xác để đáp ứng các chỉ dẫn và không thể theo dõi tiến độ.
"Tôi nhận được báo cáo làm xong việc, nhưng khi kiểm tra thì lại hoàn toàn sai với hướng dẫn, tôi nghĩ nhân viên của mình đã không hiểu được tôi muốn gì."
"Tôi không hiểu cấp dưới người nước ngoài của tôi muốn nói gì, tôi nghĩ là do năng lực tiếng Nhật."
Giao tiếp dựa trên sự nỗ lực của cả hai bên. Cần có những nỗ lực cho cả bên truyền đạt và bên tiếp nhận.
1〉NẾU NGƯỜI TRUYỀN ĐẠT LÀ NGƯỜI NHẬT
・ Không lược bỏ chủ ngữ
Ví dụ:
「A社さんへの発注作業、前月（例えば2月）の発注と同じだから日付だけ今月（3月）に変えて作成して、先方の担当者のCさんにメールで送っといてね。送った後、Cさんに「メール送りました」と電話を必ずしていおいてね。あと、発注データの入力もお願いします。終わったらチャットで私に報告入れておいてください。」
Tạm dịch: "Công việc đặt hàng từ Công ty A cũng giống như đặt hàng của tháng trước
(ví dụ: tháng 2), vì vậy hãy thay đổi ngày thành tháng này (tháng 3). Xin
vui lòng gửi nó qua e-mail cho anh C - người phụ trách bên kia, sau khi gửi
nó, hãy chắc chắn để gọi cho anh C xác nhận "Tôi đã gửi e-mail". Ngoài ra,
vui lòng nhập dữ liệu đơn đặt hàng. Vui lòng cho tôi biết bằng cách liên lạc
cho tôi trên chatbox khi bạn hoàn tất."
Nói thì dài ra nhưng truyền đạt chi tiết như vậy thì dù năng lực tiếng Nhật yếu cũng có thể hiểu được. Vì tiếng Nhật là một ngôn ngữ thường lược bỏ chủ ngữ, nên cần phải truyền đạt một cách hợp lý bằng cách sử dụng chủ ngữ, tốt nhất là một danh từ riêng, v.v. để hạn chế hiểu lầm đối phương.
・ Ý thức truyền đạt mỗi nhiệm vụ bằng cách ngắt đúng dấu câu
Trong câu ví dụ trên, "công việc đặt hàng" được truyền đạt theo thứ tự.
① Thay đổi ngày trên phiếu đặt hàng: tháng trước → tháng này
② Gửi phiếu đặt hàng qua email
③ Thực hiện cuộc gọi xác nhận sau khi gửi email
④ Thực hiện công việc nhập dữ liệu nội bộ
⑤ Báo cáo trên chat box
Câu nói tiếng Nhật có xu hướng dài hơn. Đối với người Nhật câu tiếng Nhật dài sẽ không có vấn đề gì, nhưng đối với người nước ngoài thì rất khó hiểu. Hãy chia một câu thành các công việc ngắn, dễ hiểu nhất có thể.
・ Làm câu nói trở thành một cấu trúc đơn giản có thể được dịch bằng Google Dịch
Bạn đã bao giờ dịch tiếng Nhật trên Google Dịch chưa? Cấu trúc câu tiếng Nhật rất phức tạp, và ngay cả bản dịch Nhật-Anh có nhiều dữ liệu trên Google dịch, cũng có thể dịch đúng.
Hãy áp dụng câu ví dụ trước cho Google Dịch.
Since the ordering work to company A is the same as the ordering of the previous month (for example, February), please change the date to this month (March) and send it to Mr. C, who is in charge of the other party. After sending it, be sure to call Mr. C saying “I sent an email”. Also, please enter the order data. Please let me know by chatting when you’re done.
Dịch sang tiếng Anh thì nội dung như thế này, ý nghĩa khá ổn.
2〉KHI NGƯỜI TRUYỀN ĐẠT LÀ NGƯỜI VIỆT
Nếu người truyền đạt là người Việt Nam thì sẽ như thế nào?
Hỗ trợ nâng cao vốn từ vựng tiếng Nhật
Hầu hết các trường tiếng rất ít khi hỗ trợ nâng cao vốn từ vựng tiếng Nhật thương mại ở trường. Ngay cả khi bạn học, nó chỉ là những từ đơn giản. Vì JLPT tập trung vào giao tiếp hàng ngày, nhiều từ được nghe lần đầu tiên sau khi vào công ty nên nhân viên Việt Nam và người nước ngoài khác rất bối rối. Hơn nữa, nếu đưa tiếng Nhật thương mại vào cuộc trò chuyện mà người nước ngoài khó hiểu là điều khó tránh khỏi.
Cần phải nâng cao lượng từ vựng của bản thân.
Nếu không có nhiều thời gian, bạn có thể sử dụng E-learning để tạo cơ hội học từ vựng. Ví dụ, EduOsaka của Kyouikusouken có video bài giảng và giáo trình tiếng Nhật. Trong video bài giảng, bạn có thể học cách phát âm từ cuộc trò chuyện video bài giảng.
Nhiều người Việt Nam có đôi tai tốt nên việc học từ âm thanh rất hiệu
quả. Trong giáo trình có chú thích từ vựng được dịch sang tiếng Việt, nên người Việt có thể học
dễ dàng.
Giáo sư Satoshi Sugita, người nổi tiếng với "Tiếng Anh thương mại thực tế" trên Đài NHK, đã viết trong cuốn sách "Kiến thức chung mới về tiếng Anh" (International New Book) rằng "Nếu bạn có vốn từ vựng kém, bạn không thể có những cuộc trò chuyện trí tuệ, và khả năng tiếp thu kiến thức thông qua tiếng Anh là hiệu quả. "... (Bỏ qua) Nếu bạn đang nói về một thứ gì đó như tiếng Anh lông lá, bạn sẽ không được công nhận là một người được giáo dục tốt."
Vì là người có chuyên môn cao sẽ ứng cử vào vị trí quản lý nên cần có sự hỗ trợ học từ vựng từ phía doanh nghiệp.
3〉NẾU NGƯỜI TIẾP NHẬN LÀ NGƯỜI NHẬT
Trong giao tiếp, người tiếp nhận cần "lắng nghe một cách tích cực” hơn là "tiếp nhận thụ động". Hãy thực hiện ba hành động sau đây để lắng nghe một cách chủ động hơn.
Đối với nhân viên Việt Nam, tiếng Nhật là ngoại ngữ. Cần rất nhiều dây thần kinh để nói bằng ngoại ngữ. Để hoàn thành tốt công việc thì giao tiếp tốt là điều cần thiết, vì vậy chúng ta cũng hãy giúp họ giao tiếp tốt hơn.
4〉NẾU NGƯỜI TIẾP NHẬN LÀ NGƯỜI VIỆT
Khi người nhận (tức người nghe) là người Việt Nam, điều quan trọng là "người nghe có hiểu đúng hay không".
Cần phải nói "Bạn có thể đặt câu hỏi nếu bạn không hiểu" và "Ngay cả khi bạn không thể nghĩ ra điều gì đó bạn không hiểu tại chỗ, hãy đến hỏi tôi ngay khi bạn đưa ra câu hỏi đó".
Và chúng ta hãy bắt buộc phải có một "bản ghi nhớ".
Hãy yêu cầu cấp dưới của bạn ghi chú lại bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ. "Xác nhận lại" chứ không phải là "lặp lại". Ngay cả khi họ có thể lặp lại nhưng có hiểu nội dung hay không thì vẫn chưa biết. Thay vì lặp lại, hãy ghi chú bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ ghi chú những gì họ thực sự hiểu.
Ghi chú bằng ngôn ngữ mẹ đẻ có một lợi ích khác ngoài việc có thể kiểm tra xem bạn có hiểu nó không. Đó là "tốc độ".
Ghi chú bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn nhanh hơn ghi chú bằng tiếng Nhật. Hướng dẫn đơn giản là việc tốt, nhưng nếu cấp dưới là một ứng viên cho vị trí quản lý, họ cần có khả năng giải quyết công việc phức tạp. Càng về sau, nội dung công việc có xu hướng phức tạp hơn, vì vậy ghi chú một nhanh chóng là rất quan trọng.
Trong bài này, Kyouikusouken đã giới thiệu về giải pháp (1) cho vấn đề giao tiếp.
Lần sau, chúng tôi sẽ gửi đến giải pháp (2) cho vấn đề giao tiếp. "Lời chỉ dẫn không được truyền đi một cách chính xác."
Kyouikusouken hỗ trợ các nhà lãnh đạo tương lai.
Tôi chân thành hy vọng rằng những người có tay nghề cao của công ty bạn sẽ đóng một vai trò tích cực trong công ty Nhật Bản.
Rất mong gặp lại mọi người trong thời gian tiếp theo!