Lời giải cho bài toán phát triển nguồn nhân lực tiên tiến của Việt Nam ② Truyền miệng không đúng cách

日付:

Số lượng các công ty Nhật Bản thâm nhập vào Việt Nam ngày càng tăng ngay cả trong thảm họa Corona. Chúng ta thường thấy tin tức về việc mở rộng quy mô và tăng cường trang bị kỹ thuật tiến tiến. Sau đại dịch Covid 19, các hoạt động đang trở nên sôi động hơn. 

Vì "công ty là con người" cần phải đào tạo nhân viên người Việt Nam để trở thành những nhà quản lý. 

Lần này, tôi muốn xem xét giải pháp cho từng vấn đề "khó khăn" của nguồn nhân lực tay nghề cao Việt Nam đang ứng cử vào vị trí quản lý. Tôi nghĩ rằng số lượng lao động Việt Nam sẽ tăng lên tại Nhật Bản trong tương lai, vì vậy chúng tôi sẽ đề xuất một giải pháp hữu ích cho các công ty sử dụng người Việt Nam.

Tiếp nối lần trước, giải pháp cho những "khó khăn" khi đào tạo nguồn nhân lực tay nghề cao Việt Nam. Số lượng lao động Việt Nam sẽ tăng lên tại Nhật Bản trong tương lai, vì vậy Kyouikusouken sẽ đề xuất một giải pháp hữu ích cho các công ty tuyển dụng nhân viên Việt Nam. 

Hướng dẫn miệng khó truyền đạt chính xác

Như đã đề cập trong bài viết "Giao tiếp không suôn sẻ", tiếng Nhật là một ngôn ngữ có thể được hình thành mà không cần chủ ngữ. Ví dụ, tiếng Anh là một ngôn ngữ luôn bắt buộc phải có chủ ngữ. Trước hết, điều cơ bản là phải nêu rõ chủ ngữ cho dù nó có chút phiền phức. Có những mẹo được nêu lên trong bài, hãy xem thêm tại bài viết "Giao tiếp không suôn sẻ" nhé.
Trong bài viết này là một cách tiếp cận khác, Kyouikusouken đề xuất tạo một sổ tay hướng dẫn.

Ví dụ: (giống với ví dụ bài ①)

「A社さんへの発注作業、前月（例えば2月）の発注と同じだから日付だけ今月（3月）に変えて作成して、先方の担当者のCさんにメールで送っといてね。送った後、Cさんに「メール送りました」と電話を必ずしていおいてね。あと、発注データの入力もお願いします。終わったらチャットで私に報告入れておいてください。」

Tạm dịch: "Công việc đặt hàng từ Công ty A cũng giống như đặt hàng của tháng trước (ví dụ: tháng 2), vì vậy hãy thay đổi ngày thành tháng này (tháng 3). Xin vui lòng gửi nó qua e-mail cho anh C - người phụ trách bên kia, sau khi gửi nó, hãy chắc chắn để gọi cho anh C xác nhận "Tôi đã gửi e-mail". Ngoài ra, vui lòng nhập dữ liệu đơn đặt hàng. Vui lòng cho tôi biết bằng cách liên lạc cho tôi trên chatbox khi bạn hoàn tất." 

Cách nói trên sẽ giúp người nghe hiểu một cách chính xác nội dung hướng dẫn, nhưng thành thật mà cách nói này khá dài. Đôi khi mệt mỏi với việc này thì nhiều người nghĩ tự mình làm sẽ nhanh hơn, hoặc sẽ giao việc cho người Nhật khác làm. Nếu vậy thì nhân viên người Việt Nam sẽ không bao giờ phát triển được. Điều này sẽ khiến cho tài năng của nhân viên sẽ bị mai một đi.
Lúc khó khăn cũng là cơ hội! Tại sao bạn không làm hướng dẫn sử dụng nhân cơ hội này?
    Ví dụ: nếu làm hướng dẫn sử dụng như thế này, bạn chỉ có thể làm điều đó với Quy trình A ♪


      Hình ảnh miêu tả hướng dẫn quy trình kinh doanh

      1〉Ưu điểm của tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh ①: Làm 1 lần có thể được sử dụng nhiều lần

      Tương đối dễ dàng để tạo một sổ tay hướng dẫn cho công việc hàng ngày. Nếu nó chưa tồn tại trước đây, thì hãy làm ngay "bây giờ"!

      Nếu bạn viết nó bằng tiếng Nhật và tiếng Việt và ở dạng dòng chảy, bạn có thể sử dụng nó mãi mãi. Ngay cả khi có nhân viên mới, bạn có thể yêu cầu họ ghi nhớ công việc của mình càng sớm càng tốt.

      Sử dụng hình ảnh minh họa trực quan và biểu tượng trong sách hướng dẫn để dễ hiểu hơn.

      2〉Ưu điểm của tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh ②: Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó

      Hãy nhớ về thiết kế phổ quát. Theo Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "thiết kế phổ quát là ý tưởng thiết kế trước các thành phố và môi trường sống để chúng có thể dễ dàng được sử dụng bởi nhiều người khác nhau, không phân biệt khuyết tật, tuổi tác, giới tính, chủng tộc, v.v.".

      Các công ty đang tiến tới việc đạt được sự đa dạng và hòa nhập, đi trước một bước của quá trình toàn cầu hóa. Vì lý do này, nó là một yêu cầu quan trọng mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó.

      Nếu sách hướng dẫn dễ hiểu, sử dụng hình ảnh minh họa và hình vẽ dễ hiểu và có thiết kế chung với tiếng Nhật, tiếng Việt và tiếng Anh, thì cả nhân viên Nhật Bản mới vào công ty cũng có thể sử dụng.

      3〉Ưu điểm của việc tạo sổ tay: ③ Xóa tan nỗi lo chuyển việc của người Việt Nam

      Một trong những vấn đề lớn của các công ty tuyển dụng người Việt Nam là thường xuyên "nghỉ việc sớm". Đây là một câu chuyện phổ biến: cố gắng hết sức để dạy cấp dưới làm việc, mới quen việc được một chút thì họ lại nghỉ việc.

      Tôi thường được hỏi: làm thế nào hạn chế nhân viên nghỉ việc. Thành thật mà nói, không có thuốc đặc trị.

      Nếu không làm được gì thì thay đổi quan điểm về giải pháp mới có hiệu quả. Trong trường hợp này, nó là một sổ tay kinh doanh.

      Khi cấp dưới Việt Nam nghỉ việc thiệt hại trong tổ chức là “thời gian và công sức lao động không thu hồi lại được”.

      Sau đó, nếu thời gian đào tạo ngắn và nỗ lực nhỏ, thiệt hại sẽ nhỏ. Bằng cách tạo quy trình làm việc, bạn sẽ có thể học công việc một cách nhanh chóng và công sức đào tạo sẽ ít hơn.

      Tôi không coi thường việc thay đổi công việc. Chúng ta nên thực hiện "các biện pháp ngăn chặn doanh thu sớm" như hiểu biết sâu sắc hơn về các công ty Nhật Bản, giao tiếp chắc chắn, truyền đạt kỳ vọng và chia sẻ tầm nhìn. Tôi muốn bạn hiểu rằng doanh thu sớm không tốt cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không thể ngăn chặn sự luân chuyển của nhân viên, việc tạo sổ tay hướng dẫn có thể được coi là một biện pháp phòng vệ từ phía công ty.

      4〉Ưu điểm của thủ công hóa ④: Vượt xa

      Sẽ có nhiều điều tốt hơn trong tương lai gần khi chúng tôi tiến tới việc tạo ra các sổ tay hướng dẫn kinh doanh. Nó hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi sang quảng bá và gia công phần mềm DX.

      Trong tương lai, AI sẽ ngày càng tham gia nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh, và các công việc thường ngày cũng như công việc đơn giản sẽ được giao cho hệ thống hoặc thuê ngoài. Nếu nó được làm thành sổ tay, chắc chắn nó sẽ rất hữu ích cho công việc di chuyển.

      Ví dụ: Kyouikusouken cung cấp "Dịch vụ Dịch thuật Hàng ngày Kinh doanh BISIREN" như một trong những BPO. Báo cáo hàng ngày được nhiều công ty Nhật Bản áp dụng, nhưng nhân viên Việt Nam khó viết bằng tiếng Nhật. Vì nó khó viết, báo cáo hàng ngày không hữu ích khi viết đúng cách. Vì vậy, một nhân viên Việt Nam có thể dịch báo cáo hàng ngày viết bằng tiếng Việt sang tiếng Nhật và ông chủ người Nhật có thể nhận xét lại bằng tiếng Nhật. BISIREN là dịch vụ thuê ngoài hỗ trợ quản lý nơi làm việc thông qua dịch vụ dịch báo cáo hàng ngày.

      Dịch vụ BPO dịch hàng ngày BISIREN

      Kyouikusouken cũng sẽ giúp bạn tạo một sổ tay hướng dẫn. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay cả đối với những vấn đề nhỏ.
      Lần này, tôi lấy thủ công làm giải pháp (2) cho mỗi vấn đề.

      Lần sau, tôi muốn nói với bạn về một vấn đề khác.

      Kyouikusouken hỗ trợ các nhà lãnh đạo tương lai.

      Tôi chân thành hy vọng rằng những người có tay nghề cao của công ty bạn sẽ đóng một vai trò tích cực trong công ty Nhật Bản.