Bất cứ một ai đã từng đến Nhật sẽ thấy rằng việc tuân thủ giờ giấc thể hiện
rất rõ cho các phương tiện giao thông. Các chuyến tàu ở Nhật đúng giờ một
cách đáng kinh ngạc. Tại các ga tàu lớn vào giờ cao điểm, cứ cách 5 phút sẽ
có một chuyến tàu đến trạm dừng. Nếu bảng giờ tàu ghi là 10:05 có một chuyến
tàu thì sẽ không bao giờ là 10:06 phút (chỉ trừ những trường hợp hi hữu khi
tàu gặp rắc rối lúc vận hành).
"Đúng giờ" là nét văn hóa đặc trưng trong xã hội Nhật Bản. Người Nhật cho
rằng việc tuân thủ đúng giờ là điều hiểu nhiên và bất cứ ai cũng phải thực
hiện được. Từ nhỏ những đứa trẻ đã được dạy phải đúng giờ. Cho đến khi
trưởng thành thì việc tuân thủ đúng giờ giấc đã trở thành suy nghĩ hiển
nhiên của họ.
Hôm nay, Kyouikusouken sẽ giới thiệu về văn hóa "tuân thủ thời gian" đối
với một nhân viên khi làm việc trong doanh nghiệp Nhật.
Chuẩn bị trước 5 phút?!
Một trong những điều quan trọng được nói đến khi đào tạo nhân viên mới là
"tuân thủ". Trong đó, tuân thủ về thời gian là điều được nhắc đến nhiều
nhất. Người Nhật cho rằng, nếu không tuân thủ về thời gian thì uy tín của
bản thân và tệ hơn là ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Có thể bạn sẽ hỏi
"có nghiêm trọng như vậy không?". Điều này thật sự quan trọng. Nếu vì thói
quen trì hoãn hoặc bất cứ lý do gì mà đơn hàng do bạn phụ trách bị chậm
trễ, thì không chỉ có công ty bạn mà cả công ty đối tác của bạn cũng sẽ
phải sửa lại kế hoạch sản xuất vì sự chậm trễ này. Nếu việc chậm trễ này xảy
ra dù chỉ một lần thì danh tiếng của công ty sẽ bị ảnh hưởng nghiệm trọng.
Không một công ty nào muốn làm việc với đối tác cứ suốt ngày chậm trễ phải
không nào. Mất rất nhiều thời gian và công sức để xây dựng uy tín, nhưng chỉ
cần một lần sai lầm thì có thể hoàn toàn đánh mất nó.
Vậy làm sao để đúng giờ? Câu trả lời là dành thời gian để chuẩn bị trước.
Chuẩn bị trước thì ai cũng có thể hình dung được nhưng đối với người Nhật
phải có thêm điều kiện "hoàn thành việc chuẩn bị trước 5 phút so với thời
gian bắt đầu".
Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng hãy cùng xem xét ví dụ sau
nhé.
Nếu cấp trên của bạn yêu cầu một cuộc họp vào lúc 10:00 hôm nay, thì
bạn cần:
✓Biết trước nội dung sẽ thảo luận trong cuộc họp
✓Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết cho cuộc họp
✓Đến phòng họp và khởi động máy tính cá nhân,....
☞Tất cả những việc trên là điều tối thiểu cần chuẩn bị và phải hoàn thành
trước 9:55, tức khoảng 5 phút trước khi cuộc họp diễn ra.
Có rất nhiều bạn nghĩ rằng đúng giờ là đến phòng họp vào đúng 10:00 và bắt
đầu hỏi xem cuộc họp này nói về việc gì, đi lấy hồ sơ, mở máy tính,... Đây
hoàn toàn không được cho là đúng giờ. "Đúng giờ" có nghĩ là đúng vào thời
điểm đó sẽ bắt đầu thực hiện hành động có theo kế hoạch.
Trong hôm nay?!
Khi làm việc tại các công ty, bạn sẽ được giao cho các công việc với nội
dung "hãy hoàn thành hồ sơ này trong ngày hôm nay". Nhiều bạn sẽ nghĩ rằng
"trong ngày hôm nay" có nghĩa là kỳ hạn cho nhiệm vụ này là 12 giờ ngày hôm
nay. Điều này là không đúng. Đặc biệt với những công ty không có chế độ làm
thêm giờ. Thuật ngữ "trong ngày hôm nay" được hiểu là "trong thời gian làm
việc theo giờ quy định của công ty", thường là 9:30 ~ 17:30. Vì vậy, nhiệm
vụ trên nên được hiểu là "hoàn thành và nộp hồ sơ này cho đến 17:30 của hôm
nay".
Tùy vào công ty và ngành nghề đặc thù, khung thời gian làm việc sẽ thay đổi
hoặc sẽ có chế độ làm ngoài giờ, nhưng về cơ bản nhân viên cần hoàn thành
công việc trong thời gian quy định của công ty.
Hãy tranh thủ thời gian để hoàn thành công việc theo đúng thời gian quy
định của công ty nhé.
Tôi làm xong rồi!
Khi làm việc tại doanh nghiệp, cấp trên thường giao nhiệm vụ cho bạn một
nhiệm vụ nào đó và kèm theo mốc thời gian cụ thể để bàn giao kết quả. Rất
nhiều người sẽ ước tính thời gian bản thân có thể làm xong và nộp ngay cho
cấp trên vào đúng thời gian quy định. Nhưng hãy tính thêm thời gian để xem
và sửa lại những lỗi sai có thể xảy ra trong quá trình bạn thực
hiện.
Ví dụ, nếu bạn được giao dịch tài liệu và phải nộp vào lúc 16:00 hôm nay.
Với tốc độ và khả năng của bạn, bạn chỉ cần 1 giờ để hoàn thành việc này.
Nhiều bạn sẽ làm những việc khác và đợi đến lúc 15:00 để bắt đầu dịch tài
liệu. Nếu quá trình dịch thuật xảy ra khó khăn hoặc có việc gấp làm gián
đoạn thì đôi khi bạn cần nhiều hơn 1 giờ để dịch xong. Làm việc này trong
trạng thái gấp rút sẽ giảm chất lượng đầu ra của bài dịch. Hãy cộng thêm
khoảng thời gian để kiểm tra lại thành phẩm của mình trước khi báo cáo "tôi
làm xong rồi" bạn nhé.
Trình tự bạn có thể thực hiện
① Dự tính thời gian: thời gian thực hiện công việc + thời gian kiểm tra lại
↓
② Nếu có thể hãy bắt tay vào thực hiện ngay
↓
③ Kiểm tra lại thành phẩm
↓
④ Nộp thành phẩm
Trên đây, Kyouikusouken đã giới thiệu đến mọi người một trong những điều
cần tuân thủ khi làm việc tại doanh nghiệp Nhật. Tuân thủ thời gian sẽ giúp
cho công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn và nhận được sự tín nhiệm từ mọi
người xung quanh.
Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về văn hóa ứng xử thương mại
qua các cách sau:
① Chương trình E-learning EduOsaka (tư liệu học tập phong phú có thể áp dụng ngay vào công
việc)