"Tôi muốn làm việc hiệu quả hơn!"
"Tôi nên làm gì để làm việc hiệu quả hơn?",...
Đây là những câu hỏi mà nhiều bạn gặp phải khi bắt đầu đi
làm.
Hôm nay, Kyouikusouken sẽ giới thiệu một số cách tiến hành công việc
của người Nhật, hy vọng những gợi ý sau có thể giúp bạn hoàn thành công
việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mục lục
1. Thấy rõ bức tranh hoàn chỉnh về công việc
Những người hiệu quả luôn có một bức tranh toàn cảnh về công việc của họ,
vì vậy họ luôn có thể theo dõi tiến độ hiện tại của mình.
Họ phân biệt rõ mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ, và
thực hiện theo kế hoạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Vì họ biết tiếp theo
cần phải làm gì và phải thực hiện như thế nào.
Mặt khác , những người làm việc không hiệu quả sẽ có kế hoạch làm việc mơ
hồ và không thể sắp xếp thời gian cho từng việc, và không biết công việc
sẽ được thực hiện trong bao lâu.
Người làm viêc hiệu quả sẽ dễ dàng:
・Trả lời bất cứ khi nào sếp hỏi bạn về sự tiến độ công việc
・Biết rõ công việc sẽ thực hiện những những gì và trong thời gian bao
lâu
Nếu bạn có thể nhìn thấy toàn cảnh của công việc như thế này, bạn có thể
trả lời ngay khi được hỏi đến.
Ngoài ra, vì bạn có thể nhìn thấy toàn bộ bức tranh của công việc, bạn có
thể nhìn toàn cảnh về công việc nào sẽ mất thời gian, vì vậy công việc sẽ
tiến hành theo đúng kế hoạch. Nắm rõ tiến độ sẽ giúp bạn có thể đẩy nhanh
tiến độ công việc hoặc đổi mới cách làm để mang lại hiệu quả cao hơn.
2. Lập kế hoạch chi tiết và thực hiện nghiêm túc
Sau khi nắm rõ bức tranh toàn cảnh về công việc, những người có thể chia
nhỏ công việc hàng ngày và phân công việc cần làm trong ngày hôm đó sẽ
hoàn thành công việc sớm.
Những người có thể lường trước và lên kế hoạch cho mọi việc sẽ hoàn
thành công việc sớm hơn. Bằng cách chia nhỏ công việc hàng ngày như đã mô tả ở trên, công việc
phải làm trong ngày đó trở nên rõ ràng.
Hãy:
・Viết tất cả công việc của bạn cần làm ra giấy và sắp xếp theo mức độ ưu
tiên và khẩn cấp cho từng nhiệm vụ.
・Chia sẻ kế hoạch hành động với sếp của bạn và nhận lời khuyên. Nếu mức
độ ưu tiên công việc của bạn và cấp trên khác nhau, hãy thảo luận để thống
nhất với nhau.
Ngoài ra, khi liệt kê các việc cần làm, bạn cũng nên xác định được thời
gian cần thiết cho một công việc. Điều này sẽ giúp bạn có thể hoàn thành
những việc quan trọng một cách hiệu quả mà không quá sức.
3. Hiểu rõ mức độ cần hoàn thành của từng công việc
Những người làm việc hiệu quả sẽ biết rõ những việc cần phải dốc hết sức
và những việc có thể hoàn thành ở mức độ chấp nhận được. Hay nói cách
khác, họ hiểu rõ mức độ cần hoàn thành cho mỗi công việc.
Như đã nói ở trên, công việc sẽ được chia theo mức độ quan trọng từ cao
đến thấp. Nếu bạn dốc toàn bộ sức lực cả một ngày cho tất cả các nhiệm vụ
từ quan trọng đến không quan trọng, thì rất dễ dẫn đến tình trạng kiệt sức
và tệ hơn là rất dễ mắc sai lầm.
Bạn có thể:
・Trả lời email phàn nàn của khách hàng sau 3 giờ chiều
・Thay vì đặt mục tiêu 100 điểm và liên tục chỉnh sửa tỉ mỉ từng chi tiết
trên poster và bạn sẽ mãi không thể hoàn thành. Hãy cố gắng hoàn thành 50%
nội dung chính và outlline rồi nhanh chóng báo cáo cho cấp trên tiến
độ.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành công việc theo mức độ quan trọng của
công việc là một cách rất hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.
4. Kỹ năng tin học tốt
Những người có kỹ năng tin học tốt có thể hoàn thành công việc nhanh hơn.
Nếu bạn có kiến thức cơ bản về tin học (word, excel, powerpoint,...) khi
tạo tài liệu và thu thập thông tin, bạn sẽ có thể làm việc nhanh chóng
hơn.
Có thể thực hiện công việc của mình một cách suôn sẻ có những ý tưởng sau:
・Sử dụng các phím tắt để tiết kiệm thời gian
・Tăng tốc độ đánh máy bằng cách đăng ký trong từ điển IME
Bằng cách sử dụng máy tính hiệu quả, bạn có thể tăng năng suất làm việc
của mình .
5. Có suy nghĩ linh hoạt và hợp lý
Những người suy nghĩ linh hoạt trong mọi tình huống sẽ có thể giải quyết
công việc nhanh chóng.
Bạn có thể được yêu cầu phải phản ứng linh hoạt do sự điều chỉnh từ cấp
trên hoặc phải xử lý những rắc rối không mong muốn.
Trong tình huống như vậy, những người có ý tưởng linh hoạt và hợp lý có
thể giải quyết vấn đề thuận lợi.
・Nhìn tổng thể sự việc ở một góc độ khách quan.
・Rèn luyện thói quen lập giả thuyết và đưa ra cách giải quyết.
Những người luôn tìm kiếm cách làm hiệu quả và hành động quyết liệt sẽ
nhanh chóng hoàn thành công việc hơn.
6. Không ngừng nâng cao kỹ năng của bản thân
Những người hiệu quả luôn làm việc với thái độ học hỏi từ mọi người xung
quanh để nâng cao tay nghề. Họ luôn suy nghĩ làm thế nào để có được phong
độ làm việc tốt nhất và hiệu quả nhất.
Gợi ý để nâng cao kỹ năng:
・Đọc sách kinh doanh và luôn nghĩ đến việc áp dụng để nâng cao hiệu quả
công việc
・Tham gia các hội thảo phát triển năng lực bên ngoài công ty
Những người cố gắng cải thiện nâng lực bản thân và hiệu quả công việc theo
cách này sẽ nhanh chóng đạt được những thành tựu trong công việc.