コンプライアンス②｜TẦM QUAN TRỌNG CỦA "TUÂN THỦ" TRONG DOANH NGHIỆP

日付:


Bất kỳ công ty nào cũng phải tuân thủ để hoạt động kinh doanh. Việc không tuân thủ có thể làm ảnh hưởng đáng kể sự tin tưởng của các đối tác kinh doanh và khách hàng, điều này có tác động tiêu cực đáng kể đến việc quản lý sau này. Hãy hiểu đúng ý nghĩa và hình ảnh doanh nghiệp theo yêu cầu của xã hội, đồng thời ngăn ngừa những rắc rối do không tuân thủ.


  TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÀO TẠO "TUÂN THỦ" TRONG DOANH NGHIỆP

Tại sao cần phải có ý thức tuân thủ? Và điều gì sẽ xảy ra nếu việc tuân thủ không được thực thi? Hãy cùng Kyouikusouken điểm qua những điều cơ bản về tuân thủ.
Mục đích chính của đào tạo tuân thủ là "chia sẻ các quy tắc mà nhân viên và công ty phải tuân thủ". Việc đào tạo tuân thủ giúp nhân viên hiểu luật, nội quy và quy tắc xã hội, mỗi nhân viên sẽ có ý thức tuân thủ hơn. Ngoài ra, bằng cách chia sẻ các quy tắc giữa các nhân viên, doanh nghiệp có thể đạt được ba điều sau.

➤Ngăn chặn các vụ bê bối do không tuân thủ

Mỗi nhân viên có kiến ​​thức về tuân thủ sẽ cực kỳ hiệu quả trong việc ngăn chặn hành vi vi phạm tuân thủ. Việc không tuân thủ gây ra rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Ngoài việc bị trừng phạt về mặt pháp lý, có nhiều trường hợp bị mất lòng tin xã hội và kinh doanh sa sút hoặc phá sản. Sẽ mất nhiều thời gian để lấy lại niềm tin và đưa doanh nghiệp trở lại đúng quỹ đạo. Để tầm quan trọng của việc tuân thủ bắt rễ trong nhận thức của nhân viên, cần phải hiểu mức độ ảnh hưởng của các hành vi vi phạm đối với công ty và các bên.
Gần đây, bất kỳ ai cũng có thể gửi thông tin qua các phương tiện truyền thông như SNS. Bạn cần đề phòng những rủi ro của SNS vì có nguy cơ bạn đăng bài bất cẩn sẽ dẫn đến những rắc rối lớn.

➤Tăng giá trị doanh nghiệp

Một công ty tuân thủ là một công ty hoạt động phù hợp với các chuẩn mực xã hội, điều này dẫn đến sự gia tăng giá trị của doanh nghiệp. Bằng cách tiến hành đào tạo về tuân thủ, nhân viên sẽ nhận thức được mình là thành viên của công ty và sẽ có thể thực hiện các biện pháp tuân thủ theo cùng một hướng, điều này sẽ dẫn đến sự thống nhất và kết quả của toàn công ty. Ngoài ra, một công ty nhấn mạnh sự tuân thủ và giáo dục kỹ lưỡng cho nhân viên của mình sẽ mang lại cảm giác an toàn cho các đối tác kinh doanh và người tiêu dùng. Bằng cách được đánh giá bởi một bên thứ ba, giá trị của công ty sẽ tăng lên và nó sẽ được công nhận là một "công ty an toàn" trong xã hội hiện đại nơi mà việc tuân thủ là quan trọng.

➤Quản lý rủi ro do không tuân thủ

Thật không may, cho dù đào tạo tuân thủ kỹ lưỡng đến đâu, khả năng vi phạm tuân thủ không phải là không có. Vì vậy, trong trường hợp không tuân thủ, cần phải giáo dục trước những việc cần làm khi có sự cố xảy ra. Đề phòng trường hợp không tuân thủ thực tế, học cách giảm tổn thất và nâng cao nhận thức của nhân viên về vấn đề này.
Hiện tại, yêu cầu "tuân thủ" của các công ty không chỉ có nghĩa là tuân thủ pháp luật mà còn là kinh doanh công bằng và khách quan phù hợp với các chuẩn mực xã hội như đạo đức và trật tự công cộng.


  CÁC TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP VỀ VI PHẠM "TUÂN THỦ"

Các tình huống thường gặp về vi phạm "tuân thủ".


MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Các trường hợp do quản lý lao động không đầy đủ, chẳng hạn như thời gian làm việc quá dài so với tiêu chuẩn pháp luật và tiền lương không được trả do làm thêm giờ, thường được coi là các trường hợp vi phạm điển hình ngay cả trước khi từ tuân thủ trở nên phổ biến.

Khi môi trường xung quanh công ty thay đổi do các quy định và điều kiện xã hội khác nhau, việc đảm bảo lợi nhuận trở nên khó khăn và để theo đuổi lợi nhuận, nhân viên buộc phải làm việc nhiều giờ và giảm chi phí lao động. Vì lý do này, có nhiều công ty đã cho phép làm thêm giờ, ngay cả khi các quy định đang được chính phủ thắt chặt.

Mặc dù số lượng các vụ vi phạm rõ ràng đã giảm do ảnh hưởng của cải cách cách thức làm việc, các quy định về làm thêm giờ và trả thêm lương rất phức tạp, các vi phạm lớn và nhỏ chủ yếu tồn tại ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 


NHẬN XÉT VÀ TRUYỀN TẢI THÔNG TIN TRÊN SNS

Hiện nay, với tốc độ lan truyền thông tin nhanh chóng trên Internet, SNS thì chỉ một vài giây sau, số người truy cập đến thông tin mà bạn đăng tải đã lên đến hàng trăm và có khi nhiều hơn. 

"Bạn của bạn là người ngoài", nói không ngoa rằng bạn không nên đăng những thông tin như tình hình hoạt động của công ty, tình hình nhân sự, thông tin cá nhân của khách hàng,...nhưng bạn cũng cần phải cẩn thận khi đăng những bức ảnh về các sự kiện trong trong nội bộ công ty và những bữa tiệc. Từ các thành viên và bối cảnh các trong bức ảnh, người khác có thể dự đoán điều gì đã xảy ra.

Ngoài ra, hãy cẩn thận về việc đăng những lời phàn nàn. Nếu bạn phải giải quyết những phàn nàn từ khách hàng và cảm thấy bực tức, sau đó lại đăng những dòng tâm trạng lên SNS thì thật sự không tốt. 


RÒ RỈ THÔNG TIN

☆ĐỐI THOẠI TẠI NƠI CÔNG CỘNG

Trong cùng một tòa nhà, sẽ có nhiều công ty cùng dùng chung những nơi công cộng như thang máy, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe,...Không phải tất cả người đi thang máy đều là người trong cùng một công ty. Những điều có liên quan đến công việc mà bạn nói trong thang máy sẽ rất dễ bị người xung quanh nghe thấy. Không bao giờ đưa ra những thông tin như kết quả kinh doanh, đối tác kinh doanh, vấn đề nhân sự hoặc thông tin cá nhân của khách hàng.

☆TRÒ CHUYỆN VỚI NGƯỜI THÂN

Ngay cả khi bạn là một người đáng tin cậy chẳng hạn như thành viên gia đình, bạn bè hoặc người yêu, việc nói về thông tin bí mật của công ty là điều không nên. Họ có thể không tự mình sử dụng sai thông tin, nhưng họ có thể vô tình nói chuyện với bên thứ ba và lan truyền thông tin. Hãy tránh nói về những thông tin bí mật mà bạn biết tại nơi làm việc.

☆QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Có một số lượng lớn các công ty xử lý không tốt thông tin khách hàng, và thông tin của chính nhân viên công ty. Điều này, làm cho nhiều thông tin luôn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ ra bên ngoài.
Các cuộc tấn công bằng hack và vi rút máy tính có thể làm rò rỉ thông tin, hoặc nhân viên có thể cố tình gian lận và rò rỉ thông tin ra bên ngoài.

Mặc dù liên quan đến rò rỉ thông tin cá nhân, nhưng môi trường để nhân viên có thể truy cập thông tin quan trọng đối với công ty, chẳng hạn như danh sách khách hàng và thông tin sản phẩm, tương đối dễ dàng.

Hy vọng các bạn cảm thấy thú vị với chia sẻ của Kyouikusouken về "tuân thủ". 

Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về văn hóa ứng xử thương mại qua các cách sau:
① Chương trình E-learning EduOsaka (tư liệu học tập phong phú có thể áp dụng ngay vào công việc)
③ Theo dõi SNS (Facebook & Instagram) để tìm hiểu những kỹ năng cần thiết làm việc trong doanh nghiệp Nhật.