Bạn có một lúc nào đó nghĩ rằng "Tôi không thích công việc ..." không?
Không chỉ riêng bạn, hầu hết tất cả mọi người khi làm một việc khó vượt qua
khả năng hiện tại của họ thì đều cảm thấy có chút nản lòng.
Hôm nay, chúng ta cùng tìm hiểu cách làm việc mà một người hiệu quả thường sử
dụng. Biết được các quy trình cụ thể mà những người hiệu quả thực hiện có thể
thực sẽ giúp nâng cao chất lượng đầu ra trong công việc của bạn.
Kyouikusouken hy vọng bài chia sẻ này sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho
bạn.
Mục lục
1. HIỂU MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC VÀ ĐẶT RA MỤC TIÊU RÕ RÀNG
Những người hiểu rõ mục đích công việc và có thể đặt ra các mục tiêu cụ thể rõ
ràng sẽ đạt được thành quả nhất định trong công việc.
Nếu bạn chỉ
làm cho xong công việc được giao mà không có mục tiêu và mục đích rõ ràng thì
sẽ mất rất nhiều thời gian và công việc sẽ không hiệu quả.
Để làm
rõ mục đích công việc, chúng ta có thể đặt câu hỏi sau:
・Thực hiện nhiệm
vụ này để làm gì?
・Khi thục hiện nhiệm vụ này sẽ mang lại những lợi ích
gì?
Hãy đặt những câu hỏi này và xem lại bức tranh tổng thể công việc đang làm để
có cái nhìn rõ ràng nhé.
2. QUYẾT ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ ƯU TIÊN MỘT CÁCH CỤ THỂ
Hãy chia nhỏ nhiệm vụ một cách cụ thể, rõ ràng. Tiếp theo, từ những nhiệm vụ
nhỏ đó hãy suy nghĩ xem "nên bắt đầu từ việc gì".
Khi bạn đã xác
định rõ những gì bạn cần làm, hãy tiếp tục với các bước bên dưới.
・Liệt
kê các công việc và xác định mức độ quan trọng của từng việc
・Đảm bảo
rằng bạn phải hoàn thành từng nhiệm vụ theo thứ mức độ ưu tiên từ cao →
thấp
Theo cách này, bạn có thể sắp xếp gọn gàng các việc cần làm mà
không phải giữ chúng một cách lộn xộn trong đầu.
Bằng cách không nghĩ đến
các nhiệm vụ khác khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, kết quả là bạn
có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
3. ĐẾM NGƯỢC SỐ NGÀY CÒN LẠI CHO ĐẾN DEADLINE VÀ LẬP KẾ HOẠCH
Sau khi biết rõ những việc cần làm, điều tiếp theo cần xem xét là "ngày đến
hạn".
Bằng cách làm rõ "khi nào phải hoàn thành xong nhiệm vụ này",
bạn có thể lập ra kế hoạch hành động mà không lãng phí thời gian và công
sức.
Bạn có thể lên lịch làm việc theo những cách sau:
・Ưu
tiên các dự án lớn trong khi lập kế hoạch, viết ra các bước cụ thể cho thiết
lập thời gian "dư dã" cho các dự án này.
・Công việc liên quan đến nhiều
người có thể bị trì hoãn do các yếu tố bên ngoài, vì vậy hãy lên kế hoạch rõ
ràng, đồng thời phải có cho mình một số phương án dự phòng nếu không thể hoàn
thành đúng hạn.
Khi tính toán thời gian còn lại cho đến
deadline, bạn sẽ biết rõ mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.
Khi sắp xếp
thứ tự ưu tiên và hành động quyết liệt để hoàn thành từng công đoạn trong kế
hoạch, bạn sẽ làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.
4. BẮT TAY VÀO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Bằng cách thực hiện theo kế hoạch, việc hiệu chỉnh tiến độ công việc cho
phù hợp với quỹ đạo có thể được thực hiện ngay lập tức.
Khi có kế
hoạch thực hiện cụ thể, cấp trên và các đồng nghiệp có thể theo dõi tiến độ
thực hiện công việc và đồng thời cũng có thể cho bạn lời khuyên để làm việc
tốt hơn.
・Tiến hành từng bước trong kế hoạch và thực hiện thực hiện
Hou-Ren-Sou một cách triệt.
・Phổ biến kế hoạch làm việc trong dự án và theo dõi tiến độ của các thành
viên trong nhóm để có thể hỗ trợ kịp thời.
Một người làm việc hiệu
quả và thông minh sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và sẽ đặt mình trong
môi trường làm việc dễ dàng nhận được feedback.
5. NHÌN NHẬN LẠI TOÀN BỘ QUÁ TRÌNH VÀ RÚT RA BÀI HỌC
Sau khi đã hoàn thành công việc, hãy dành thời gian để nhìn lại toàn bộ quá
trình thực hiện công việc của mình. Bằng cách viết ra "điểm nào chưa tốt",
"điểm nào có thể cải thiện", "điểm nào đã hoàn thành tốt", bạn sẽ có cho mình
những kinh nghiệm làm việc quý giá, và đây cũng là động lực giúp bạn nỗ
lực hơn trong tương lai.
Hãy đặt câu hỏi sau để đạt được hiệu quả
cao hơn khi thực hiện quá trình nhìn nhận:
・Có cách nào có thể được thực
hiện hiệu quả hơn không?
・Phải làm gì nếu ngày deadline ngắn hơn
Bằng cách này, chúng ta sẽ xác định những điểm có thể cải thiện hơn
trong tương lai.