仕事の進め方③｜MẸO LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

日付:
Những người làm việc năng suất cao luôn có những bí quyết hiệu quả và họ luôn áp dụng những bí quyết này mọi lúc mọi nơi. Biết các mẹo này, sẽ cải thiện đáng kể cách bạn làm việc và dẫn đến năng suất làm việc cao hơn.

1. Giữ mọi thứ xung quanh ngăn nắp

Bằng cách giữ cho môi trường xung quanh gọn gàng, bạn có thể nhanh chóng tìm được những đồ vật mình cần.
Nếu bàn làm việc bừa bộn hoặc cặp xách chứa quá nhiều đồ, bạn sẽ mất thời gian tìm kiếm thứ mình cần.

Hãy thử: 
・Phân loại những thứ thường sử dụng và những thứ bạn không sử dụng
・Sử dụng hàng lưu trữ
・Vứt bỏ những gì bạn không sử dụng hàng ngày

Bằng cách này, bạn có thể giữ cho môi trường xung quanh gọn gàng, ngăn nắp hơn. Nơi làm việc ngăn nắp sẽ giúp bạn có được tinh thần thoải mái khi bắt tay vào làm việc.
Tổ chức cũng có thể nâng cao hiệu quả công việc, vì vậy bạn nên tích cực thực hiện nó. Hãy thực hiện thường xuyên việc dọn dẹp ngăn nắp, vứt bỏ những đồ dùng không bao giờ dùng đến để nâng cao hiệu quả công việc của mình nhé.

2. Lên lịch trình với thời gian thoải mái

Khi lên kế hoạch cho bất cứ việc gì, hãy cho bản thân thời gian thoải mái. Sẽ rất khó để cho ra một sản phẩm chất lượng tốt nếu làm việc trong trạng thái áp lực vì thời gian eo hẹp. Để có được một lịch trình thực hiện thoải mái về thời gian, hãy bắt đầu lên kế hoạch càng sớm càng tốt _ START EARLY!!!

Khi có một lịch trình làm việc thoải mái, bạn có thể linh hoạt ứng phó với những vấn đề khẩn cấp hoặc những rắc rối bất ngờ xảy ra mà không bị ảnh hưởng tới những công việc quan trọng khác.

Khi bạn bận bịu với deadline, tầm nhìn của bạn sẽ bị thu hẹp và bạn sẽ không thể dốc toàn lực cho công việc. Hãy tham khảo một số cách bên dưới để có được lịch trình làm việc thoải mái về mặt thời gian nhé.

・Lên kế hoạch sớm và bao gồm cả khoảng thời gian rảnh của bạn.
・Bắt đầu công việc và đo lường thời gian làm việc để có thể lên kế hoạch làm việc phù hợp hơn trong tương lai.
Tùy vào khối lượng và độ khó của công việc, thời gian hoàn thành dự kiến ​​có thể bị sai lệch trong thực tế. Bằng cách giả định thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ→bắt đầu công việc→sau khi hoàn thành hãy nhìn nhận lại cả quá trình để rút kinh nghiệm cho lần lên kế hoạch tiếp theo.

3. Trân trọng việc giao tiếp với mọi người xung quanh

Giao tiếp với những người khác một cách thường xuyên, bạn sẽ hạn chế được những bất đồng ý kiến có thể xảy ra.

Bằng cách nỗ lực trao đổi ý kiến với cấp trên và đồng nghiệp, bạn có thể tiến hành công việc một cách trôi chảy hơn.

Một số cách có thể giúp bạn giao tiếp tốt hơn
・Thường xuyên đặt câu hỏi: đối phương muốn truyền đạt vấn đề gì
・Cách phản ứng của bạn trong giao tiếp có gây nên những hiểu lầm không?

Bằng cách cải thiện “khả năng lắng nghe”, các mối quan hệ xung quanh bạn sẽ được cải thiện.
Lắng nghe cẩn thận và  suy nghĩ ý tứ bên trong câu nói của đối phương, sẽ giúp bạn đạt đến độ thấu sâu sắc và chất lượng của cuộc trò chuyện sẽ được nâng cao rất nhiều. 

4. Đừng tìm kiếm sự quá hoàn hảo

Bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách không tìm kiếm sự hoàn hảo. 

Ngay cả khi việc bạn làm chưa hoàn hảo, nhưng việc bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và thực hiện những chỉnh sửa tỉ mỉ sau cũng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy luôn nhớ rằng "Done is better than perfect"_Mark Zuckerberg. Tạm dịch: Hoàn thành luôn tốt hơn hoàn hảo.

Một số gợi ý có thể giúp tăng tốc và làm việc hiệu quả
・Hãy ý thức rằng hầu hết các công việc sẽ có ít nhất một lần chỉnh sửa và làm lại
・Đừng quá sợ hãi trước những sai lầm và đánh giá từ người khác. Nếu không có những sai lầm và những lời góp ý thì bạn sẽ không bao giờ làm ra được sản phẩm tốt nhất.

5. Thực hiện Hou-Ren-Sou thường xuyên

Bằng cách thường xuyên thực hiện Hou-Ren-Sou với cấp trên và những người trong công ty, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và tránh được những hiểu lầm không đáng có. 

Nếu tập thể có thể làm việc cùng nhau, công việc có thể được hoàn thành sớm hơn.
・Thực hiện Hou-Ren-Sou thường xuyên. Kyouikusouken đề xuất bạn nên thực hiện báo cáo khi hoàn thành 30%, 50%, 80%, 100% công việc. Không nên đợi cấp trên hỏi mới thực hiện báo cáo.
・Trước khi thực hiện Hou-Ren-Sou, nên tóm tắt suy nghĩ của bạn trước để những điều bạn truyền đạt được rành mạch, logic hơn.

Đặc biệt, nếu có một sự việc không tốt phát sinh thì phải ngay lập tức liên lạc, báo cáo để cấp trên có thể đưa ra những hướng giải quyết tốt nhất.

6. Nếu có việc chưa rõ, hãy hỏi ngay

Bằng cách xác nhận lại ngay những điều bạn chưa hiểu, bạn có thể tránh được việc đi chệch hướng. ĐIều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn trì hoãn vấn đề chưa hiểu, thì nhiệm vụ cũng không thể hoàn thành, và bạn sẽ trễ deadline.

Nếu bạn tham khảo ý kiến ​​của sếp hoặc cấp trên ở giai đoạn mà bạn chưa hiểu rõ, bạn sẽ có hướng đi đúng trong tương lai.

Một số cách để việc thảo luận hiệu quả hơn
・Tự mình trả lời vấn đề của bản thân trước rồi mới tham khảo ý kiến của cấp trên
・Hãy xác nhận xem đối phương có đang bận rộn hay không rồi mới xin được tư vấn. Nếu bạn để tâm đến hoàn cảnh của đối phương, thì họ sẽ rất vui và sẵn sàng nghe ý kiến ​​của bạn.

Bạn nên có thái độ khiêm tốn và sẵn sàng sửa chữa lỗi sai khi nhận sự tư vấn từ một người nào đó.

7. Tận dụng các công cụ hiệu quả trong công việc

Sử dụng các công cụ để quản lý lịch trình và nhiệm vụ sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về công việc của mình. 

Ngay cả khi nhìn sơ qua, bạn cũng có thể dễ dàng nắm bắt được kế hoạch làm việc, vì vậy bạn có thể tập trung vào công việc của mình.

Nếu bạn cố gắng nhớ nó trong đầu, thì rất dễ dẫn đến sai sót.
Một số công cụ có thể sử dụng như: Trello, To do list,...

Khi sử dụng hợp lý các công cụ giúp quản lý lịch trình và thời gian, công việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

8. Bắt đầu với công việc yêu thích của bạn

Bằng cách bắt đầu với công việc yêu thích của bạn, bạn có thể thuận lợi hoàn thành nhiệm vụ đầu ngày, từ đó sẽ thúc đẩy bạn hoàn thành nốt những việc còn lại.

Nếu bạn bắt đầu với công việc mà bạn không giỏi thì rất có khả năng công việc này sẽ mất rất nhiều thời gian để làm. Và những nhiệm vụ khác có thể bị dời sang ngày hôm sau.
Tips dành cho bạn:
・Bắt đầu làm những gì bạn giỏi, ngay khi khả năng tập trung tăng lên hãy làm những gì mà bạn cảm thấy khó khăn. 
・Có niềm tin vào những gì bạn giỏi và bắt tay vào công việc mà bạn không giỏi

Bắt đầu với một công việc mà bạn không giỏi là một ý tưởng không tồi, nhưng bạn cũng có thể gặp phải những khó khăn không mong muốn trong quá trình làm việc. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng và thời gian làm việc của bạn. Bạn có thể kết hợp với lịch trình có thời gian thoải mái nếu muốn làm trước những việc bạn không giỏi.

9. Phân chia thời gian và làm việc

Bằng cách phân chia thời gian, bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.

Những người không giỏi làm việc đa nhiệm có xu hướng mất tập trung nếu nhận quá nhiều công việc trong cùng một lúc. Nếu bạn làm việc với suy nghĩ “một tiếng đồng hồ chỉ làm duy nhất một việc này” thì bạn sẽ tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Để phân chia thời gian làm việc một cách hợp lý, bạn phải có cái nhìn tổng thể về các nhiệm vụ làm và xác định mức độ ưu tiên cho mỗi công việc. 

10. Sử dụng tốt note và memo

Bạn có thể nhanh chóng viết ra các ý tưởng và nhiệm vụ cho công việc của mình nếu sử dụng note và memo. Mang theo cuốn sổ nhỏ và bút có thể giúp bạn nhanh chóng viết ra những ý tưởng trong đầu trước khi ý tưởng đó biến mất. 

Bạn có thể nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng các ghi chú và ghi nhớ như sau.
・Tô màu các ghi chú dán, viết các nhiệm vụ và ý tưởng, rồi dán chúng vào sổ tay của bạn.
・Viết một ô bên trái và viết một danh sách Todo

Hãy sử dụng các cách mà Kyouikusouken chia sẻ ở trên như một vũ khí để nâng cao hiệu quả công việc.