NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý KHI SOẠN EMAIL TIẾNG NHẬT

日付:


Soạn email tiếng Nhật là một chủ đề không hề mới lạ với những bạn đang theo học hoặc đang làm việc tại doanh nghiệp Nhật. Tuy không phải là kiến thức mới nhưng vì email tiếng Nhật có những quy chuẩn nhất định nên khi soạn thảo nếu không chú ý sẽ dẫn đến những lỗi sai không đáng. Những lỗi sai này sẽ làm cho người nhận email cảm thấy khó hiểu hoặc tệ hơn là ảnh hưởng đến uy tín của bạn và cả công ty.

Trong quá trình làm việc và trao đổi email với người Nhật, Kyouikusouken đã quan sát và nhận ra những lỗi sai thường gặp khi soạn thảo email tiếng Nhật.

Hãy cùng nhau xem qua những lưu ý khi soạn thảo email nhé.


|Hạn chế lược bỏ chủ ngữ, vị ngữ trong câu
Tiếng Nhật trong giao tiếp hằng ngày thường được người nói lược bỏ chủ ngữ và vị ngữ. Những bạn sử dụng tiếng Nhật thường sẽ quen với việc này. Tuy nhiên, khi viết email gửi khách hàng, chúng ta không nên lược bỏ chủ ngữ, vị ngữ vì sẽ khiến cho câu nói trở nên mơ hồ hoặc tệ hơn là người đọc không thể hiểu được chúng ta đang nói gì.

Ví dụ:  
        ×　本社への連絡の件、承知しました。連絡しておきます。
　　　
           〇   本社への連絡の件、承知しました。
　　　　  　営業部全員へ一斉メールで連絡しておきます。　
                           誰に                   どんな手法で
　　　　　　      cho ai　　　  bằng cách nào

Trong công việc luôn cần sự rõ ràng minh bạch nên viết nội dung email có đủ chủ ngữ vị ngữ để bất cứ ai đọc cũng có thể hiểu được. 

|Làm rõ tình trạng của sự việc đang nói đến
Trong bất cứ ngôn ngữ nào, "thì của câu" rất quan trọng vì nó giúp người đọc phân biệt rõ sự việc xảy ra trong "quá khứ",  "hiện tại",  "tương lai". Trong tiếng Nhật cũng vậy, cần xác định rõ nội dung bạn trình bày đã diễn ra, đang diễn ra hay sẽ diễn ra. 
Tùy vào nội dung trao đổi và văn phong, chúng ta cần lưu ý đến thì trong câu để nội dung cuộc trò chuyện rõ ràng hơn.

Will do = します       →   sẽ làm 　
Doing  = しています  →   hiện giờ đang làm
Done   = しました  　→   đã hoàn thành 

Lưu ý, bạn có thể thêm vào thời gian cụ thể để làm rõ hơn nội dung của câu nói. 

Ví dụ:
            今日の午後1時に田中さんへ見積書をお送りします。
            "Một giờ chiều ngày hôm nay tôi sẽ gửi bảng báo giá cho anh Tanaka." 

Khi đọc câu này, người đọc sẽ hiểu rằng bảng báo giá chưa được gửi nhưng 1 giờ chiều ngày hôm nay sẽ gửi đến anh Tanaka. Câu này rất rõ ràng và sẽ không bị nhầm giữa việc gửi hay chưa gửi. 

|Làm rõ 5W2H
Khi trao đổi email với khách hàng, sẽ có lúc thông tin bị thiếu, để làm rõ vấn đề bạn có thể sử dụng 5W2H để hỏi những thông tin cần thiết. Như các bạn đã biết, 5W2H là viết tắt của 「What」「Where」「When」「Why」「Who」「How」「How many／much」
 
What　　   何を 　　
Where　　どこで
When　 　 いつ
Why　　　 なぜ
Who　　　 誰が
How 　 　  どうやって
How much  いくらで

Tùy theo từng trường hợp, bạn có thể sử dụng kết hợp các「W」và「H」để làm câu nói trở nên rõ ràng hơn. 5W2H còn được sử dụng rất nhiều khi báo cáo, liên lạc và thảo luận trong công việc. 

|Tận dụng câu trích dẫn
Khi trao đổi email, người Nhật rất thường sử dụng trích dẫn câu trả lời_引用返信. Khi đối phương nói những việc khác với nhận thức của chúng ta hoặc nội dung mơ hồ khó hiểu thì bạn có thể sử dụng trích dẫn câu trả lời để xác định lại điều mà đối phương muốn truyền tải.
Trong email thương mại, người ta thường dùng 「＞」cho nội dung đối phương nhắc đến, còn「→」dùng cho câu trả lời đối với nội dung đó.

Ví dụ
            Khi bạn nhận được email có nội dung như sau
                XXの件については、aaaaでお願いします。
                また、bbbbはccccでしょうか。

            Bạn có thể trả lời bằng cách trích dẫn câu nói của đối phương như sau
                ＞XXの件については、aaaaでお願いします。
                →承知しました。

                ＞bbbbは
                →こちらはggggと承知しておりますが問題ございませんでしょうか。

|Lỗi thường gặp khác
Những lỗi thường gặp khi soạn thảo email tiếng Nhật có thể kể đến như là
・Viết sai Kanji　
 × 開けましておめでとうございます　→　〇 明けましておめでとうございます。

・Viết thiếu trường âm chữ Katakana hoặc đặt sai trường âm
 × サビース　　→　〇 サービス
 × グロバル　　→　〇 グローバル

・Sử dụng sai giới từ 「は」「が」「を」「に」「で」
 × ファイルなどが受け取りました　→　〇 ファイルなどを受け取りました

・Bên cạnh đó, trong một câu phức nêu bạn dùng nhiều dấu phẩy, sẽ khiến làm cho người đọc cảm thấy khó chịu. Vì vậy chúng ta nên viết câu đơn để người đọc hiểu rõ điều chúng ta muốn đề cập tới.

Trên đây là những lỗi sai thường gặp khi soạn thảo email tiếng Nhật mà Kyouikusouken tổng hợp được trong quá trình đào tạo nhân viên cho các doanh nghiệp Nhật. Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho việc soạn email của các bạn.

Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu về email thương mại tiếng Nhật qua các bài viết trên Blog, hoặc để hiểu sâu sắc hơn về email trong tiếng Nhật, bạn có thể tham gia hội thảo "soạn email thương mại tiếng Nhật hiệu quả" của Kyouikusouken nhé.