Trong kinh doanh, 報告（báo cáo）・連絡（liên hệ）・ 相談（thảo luận） là
những kỹ năng quan trọng, khi mọi nhân viên thực hiện tốt thì luồng thông
tin trong công ty trở nên thông suốt, minh bạch và rõ ràng hơn. Nhiều người
đang băn khoăn không biết làm thế nào để thực hiện Hou-Ren-Sou một cách suôn
sẻ trong công ty.
Để làm tốt Hou-Ren-Sou thì cần phải hiểu ý nghĩa gì và cách thực hiện đúng.
Trong bài này, Kyouikusouken sẽ giới thiệu về Hou-Ren-Sou, một trong những
nét văn hóa kinh doanh đặc biệt nổi tiếng của người Nhật.
BÁO CÁO
Báo cáo là gì?
Báo cáo có nghĩa là thông báo cho đồng nghiệp, cấp trên về tiến độ, tình
trạng, kết quả công việc.
Mục đích của báo cáo là truyền đạt
chính xác tiến độ và tình trạng hiện tại của công việc. Báo cáo rất quan
trọng đối với nhóm trưởng và người quản lý để từ đó đưa ra những quyết định
kịp thời cho những dự án, hoạt động của doanh nghiệp.
Báo cáo
tiến độ kịp thời sẽ giúp người lãnh đạo nắm bắt và hiểu vấn đề rõ ràng. Nếu
hiểu tình hình hiện tại dựa trên báo cáo, bạn sẽ có thể nhanh chóng nhận
định vấn đề có thể xuất hiện. Vì vậy báo cáo cũng sẽ giúp hạn chế và ngăn
ngừa các rắc rối không đáng có.
Lưu ý khi thực hiện báo cáo
◇Với tư cách là một người thực hiện báo cáo
Nếu bạn đang vội hoặc là một "báo cáo" đơn giản, hãy báo cáo bằng lời
nói. Khi báo cáo, nên nói kết luận vấn đề trước. Sau khi trình bày
kết luận, hãy cho biết diễn tiến, tình hình và nguyên nhân dẫn đến sự
việc.
Điều quan trọng là phải trình bày tách bạch sự thật và ý kiến chủ
quan của bạn. Nếu không phân biệt rõ sự thật đã diễn ra với ý kiến cá
nhân có thể dẫn đến việc cấp trên có thể đưa ra những đánh giá
sai.
Tùy doanh nghiệp, sẽ có cách thức báo cáo khác nhau như: báo cáo miệng,
chat, email, report,... Hãy đảm bảo bạn thực hiện báo cáo kịp thời,
tránh để cấp trên nhắc nhở rồi chúng ta mới bắt đầu báo cáo thì khi đó
đã quá muộn.
◇Với tư cách là người nhận báo cáo
Khi nhận báo cáo, cần xác nhận nội dung báo cáo, và dự đoán hướng phát
triển của sự việc trong tương lai.
Khi bạn nhận được một báo cáo kết quả tốt, bạn nên truyền đạt cơ sở lý luận,
đánh giá nó và truyền tải những cảm xúc tích cực đến cấp dưới.
Nếu nhận được một báo cáo kết quả không tốt, hãy cố gắng đưa ra hướng giải
quyết vấn đề trước khi đưa ra chỉ thị cho cấp dưới.
Hãy đưa ra những mốc thời gian cụ thể cần nhận được báo cáo từ cấp dưới và
chia sẻ với họ lịch trình này. Vì nếu không nhận được báo cáo thì bản thân
bạn cũng sẽ không đưa ra được quyết định kịp thời và cũng sẽ không có thời
gian để báo cáo lên cấp trên cao hơn.
LIÊN LẠC
Liên lạc là gì?
Liên lạc là để thông báo cho các bên liên quan về thông tin kinh
doanh/công việc. Nó được yêu cầu để truyền đạt sự thật mà không bao gồm
ý kiến và suy đoán của riêng bạn. Ngoài ra, không giống như báo cáo,
tất cả mọi người, bất kể sếp hay cấp dưới, đều là người gửi và người
nhận.
Liên lạc là một phương tiện cần thiết để quản lý lịch trình và phổ biến các
vấn đề đang xảy ra. Vì vậy, việc liên lạc về việc bạn đi muộn hoặc về sớm
cũng nên được thực hiện nghiêm túc.
Lưu ý khi thực hiện liên lạc
◇Ai là những người có liên quan và cần phải biết về thông tin đó
Bạn
không nên chỉ liên hệ với một trong các bên liên quan. Nếu không được chia
sẻ với những người cần nó và những người không nhận được thông tin có thể
cảm thấy không được tin tưởng. Trong một tập thể doanh nghiệp hay rộng hơn
là trong mối quan hệ làm ăn với khách hàng, niềm tin là yếu tố quyết định có
tiếp tục làm việc với một người nào đó hay không. Nên hãy cẩn thận trong
việc liên hệ, chia sẻ thông tin.
◇Phản hồi khi nhận được thông tin liên lạc từ đối phương
Cho dù bạn là cấp trên hay cấp dưới thì khi nhận được liên lạc từ một
ai đó, hãy phản hồi lại để xác nhận rằng bạn đã tiếp nhận thông tin này. Đặc
biệt, khi phong trào work from home và workcation ngày càng trở nên phổ
biến, thì việc sử dụng phương tiện liên lạc bằng email, SNS, chat,.. để liên
lạc ngày càng nhiều hơn. Nên hãy phản hồi ngay khi nhận được một thông tin
từ đối phương. Cho dù ngay thời điểm đó bạn không thể giải quyết vấn đề ngay
được thì một phản hồi nhanh như thể hiện lòng biết ơn cũng sẽ giúp đối
phương yên tâm rằng bạn đã tiếp nhận tin tức đó.
◇Sử dụng phương tiện liên lạc phù hợp
Ngoài giao tiếp bằng lời nói, có nhiều cách để liên lạc với bạn,
chẳng hạn như qua điện thoại hoặc bằng văn bản. Các cuộc gọi bằng lời nói
hoặc điện thoại thích hợp cho các cuộc liên lạc khẩn cấp và các email có thể
ghi âm phù hợp với nội dung quan trọng. Nếu các phương tiện không phù hợp
khi liên hệ, thì nên trao đổi với đối phương để cùng thống nhất cách thức
liên lạc.
THẢO LUẬN
Thảo luận là gì
Thảo luận là hỏi ý kiến của sếp, tiền bối và đồng nghiệp khi bạn không chắc chắn về quyết định của mình trong công việc hoặc khi bạn muốn cấp trên nghe ý kiến của bản thân.Mục đích chính của việc cấp dưới tham khảo ý kiến của cấp
trên là để tìm ra bước đột phá trong những rắc rối mà cấp dưới mắc phải và
phải hành động ngay lập tức.
Đối với thảo luận các vấn đề gặp
phải trong công việc, nếu bạn tham khảo ý kiến của sếp sớm, bạn có thể
giải quyết vấn đề nhanh chóng trước khi nó trở nên tồi tệ hơn.
Lưu ý khi thảo luận
◇Chuẩn bị trước khi thảo luậnSắp xếp những ý chính mà bạn muốn trình bày trước khi tham khảo ý
kiến của cấp trên hoặc đồng nghiệp. Hãy sắp xếp các ý theo thứ tự ưu tiên,
và trình bày khách quan những khó khăn bạn gặp phải và những việc bạn có thể
làm để giải quyết. Vì thời gian của mọi người đều hữu hạn và họ cũng cần
phải giải quyết công việc của riêng mình, nên hãy chuẩn bị trước những điều
muốn nói để bước vào cuộc thảo luận hiệu quả.
◇Có thái độ để cùng nhau giải quyết
Khi bạn nhận được lời
khuyên, hãy đặt câu hỏi dựa trên 5W2H và mối quan hệ nhân quả có thể hiểu
tình huống càng chi tiết càng tốt. Đặc biệt, nếu có các bên khác liên quan,
chẳng hạn như rắc rối nội bộ, cần phải giải quyết cẩn thận. Bạn nên kiểm tra
sự thật trong khi lắng nghe những người xung quanh trước khi cân nhắc hành
động tiếp theo.
Điều quan trọng là bạn phải lắng nghe câu chuyện với thái độ cùng nhau giải
quyết mà không cắt ngang hay phủ nhận câu chuyện.
TÓM TẮT
Trên đây Kyouikusouken đã giới thiệu về "HOU-REN-SOU" được sử dụng trong
doanh nghiệp Nhật. Mục đích thực hiện của HOU-REN-SOU là nâng cao năng
suất. Bằng cách giao tiếp chính xác và nhanh chóng, chúng ta có thể hạn
chế những sai lầm và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Tuy Hou-Ren-Sou là kỹ năng cơ bản của người đi làm nhưng đây kỹ năng rất
quan trọng để làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp Nhật. Nên bạn hãy tận
dụng ngay vào công việc nhé! Hy vọng những điều trên đây sẽ giúp ích cho
mọi người trong công việc.
Hou-Ren-Sou là một kỹ năng cần rèn luyện liên tục và cần được thực hiện bởi
tất cả các thành viên trong đội nhóm. Để đạt được sự đồng bộ trong việc thực
hiện kỹ năng Hou-Ren-Sou của đội nhóm, bạn có thể tham khảo khóa đào tạo
Hou-Ren-Sou của Kyouikusouken.
Xem thêm khóa đào tạo Hou-Ren-Sou