Trong quá trình làm việc, sẽ có lúc bạn cần phải hỏi ý kiến hoặc thảo luận
sâu về một vấn đề nào đó với cấp trên của bạn. Tuy nhiên, trong các doanh
nghiệp Nhật, sếp có chức vụ càng cao thì sẽ càng bận rộn. Có rất nhiều bạn
thấy ngại khi xin ý kiến của cấp trên mình. Nhưng nếu không hiểu rõ về công
việc, thì các bạn cũng sẽ không thể làm tốt được.
Hôm nay, Kyouikusouken xin giới thiệu cách để tranh thủ thời gian để thảo
luận với cấp trên bận rộn.
Trước khi đến với các bước để thảo luận với cấp trên bận rộn, hãy đảm bảo
rằng khi bạn xác nhận ngay những điểm còn chưa rõ khi nhận được bất kỳ chỉ
thị nào từ sếp. Ngay cả khi bạn hiểu các hướng dẫn trước khi bắt đầu công
việc, thì trong quá trình làm rất có thể sẽ có thắc mắc và vấn đề phát sinh
khi bạn thực sự bắt tay vào làm việc. Trong trường hợp đó, hãy tham khảo ý
kiến của sếp để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Hãy thực hiện 3 việc này trước khi mang vấn đề của mình đi thảo luận với
cấp trên bạn nhé.
1. Xem lại ghi chú có liên quan đến công việc.
Hãy tập thói quen ghi chú lại những hướng dẫn và lời khuyên từ sếp của bạn,
dù đơn giản đến mức nào. Nếu trước đó, đã có những ghi chú cho mình thì hãy
xem lại những hướng dẫn có liên quan đến công việc bạn đang làm. Hãy xem các
ghi chú trước khi hỏi và cố gắng đừng hỏi đi hỏi lại những việc đơn giản
nhiều lần.
2. Tìm hiểu trước những gì bạn có thể tự tra cứu
Hãy cố gắng tìm hiểu trước khi tham khảo ý kiến của cấp trên. Hiện nay,
với lượng thông tin khổng lồ trên internet, thì việc tìm kiếm thông tin về
một vấn đề nào đó đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. biết đâu trên internet
sẽ có lời giải đáp cho vấn đề của bạn.
Nhiều bạn sẽ cho rằng, “hỏi sếp sẽ nhanh hơn”, tuy nhiên, nếu có thể
tự tìm hiểu trước khi tham khảo ý kiến thì bạn sẽ có cái nhiều khái quát hơn
về vần đề đang gặp phải.
Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng, nếu phải mất một hoặc hai giờ để tìm hiểu một
vấn đề đơn giản thì sẽ là lãng phí thời gian. Nếu bạn không hiểu sau khi
kiểm tra trong 30 phút, hãy xin ý kiến của sếp bạn.
3. Nói chuyện với sếp của bạn vào đúng thời điểm
Dù sếp của bạn có bận rộn đến đâu thì cũng có những thời điểm mà bạn có
thể tham khảo ý kiến của họ. Hãy xác nhận thời điểm thuận tiện của sếp
trước khi nêu lên vấn đề của mình nhé. Tuy nhiên, trong trường hợp khẩn
cấp như xử lý khiếu nại, hãy nói chuyện ngay lập tức dù sếp có bận đến
đâu.
4. Cách thảo luận hiệu quả
Hãy nhớ rằng, khi dành thời gian trò chuyện với chúng ta thì sếp đã cắt đi
thời gian họ có thể làm những việc khác. Điều quan trọng là nêu lên trọng
tâm vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến của họ. Cấp trên sẽ rất vui khi bạn
có thể trình bày vấn đề một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Nếu bạn không giỏi
tóm tắt nội dung câu chuyện, hãy chuẩn bị trước khi bước đến thảo luận với
họ. Hãy cân nhắc các bước sau để có một cuộc thảo luận hiệu quả nhé.
Step 1. Nêu rõ vấn đề thảo luận trước
Bằng cách nêu vấn đề bạn muốn thảo luận, sếp của bạn sẽ có thể phán đoán
việc thảo luận có mất thời gian hay không, và nếu có thì sếp cũng có thể
sắp xếp cho bạn một thời điểm khác để nói chuyện.
「〇〇について確認させていただけますか」,
"Anh/chị có thể xác nhận với tôi về vấn đề 〇〇 được không"
Ví dụ: 「企画書を作成したのですが、方向性について確認させていただけますか」
"Tôi đã viết xong bảng kế hoạch, anh/chị vui lòng xác nhận định hướng giúp tôi có được không?"
Step 2. Trình bày cụ thể nội dung cần thảo luận
Khi sếp đồng ý tham gia vào cuộc thảo luận của bạn, hãy trình bày cụ thể
và chính xác những vấn đề hoặc thắc mắc của bạn để cấp trên có thể đưa ra
gợi ý, cách giải quyết phù hợp với bạn.
Ví dụ: 取引先のABC様の案件について気になることが3点あるので、ご相談させてください。
"Có 3 điểm tôi băn khoăn về dự án của khách hàng ABC, anh/chị có thể trao đổi với tôi được không?"
まずは、注文書についてですが、、 "Đầu tiên về đơn đặt hàng, cụ thể là....."
次に在庫状況について、、"Tiếp theo về trình trạng tồn kho, cụ
thể là....."
最後に納期についてですが、、"Cuối cùng về thời hạn giao hàng, cụ thể là....."
Hãy trình bày rõ rằng sự thật khách quan với ý kiến cá nhân của bạn. Đôi
khi những thông tin không rõ ràng hoặc lời nói chủ quan sẽ ảnh hưởng trực
tiếp tới quyết định của sếp. Cấp trên cần thông tin cụ thể và chính xác từ
bạn để đưa ra gợi ý phù hợp.
Step 3. Trình bày suy nghĩ của bạn
Ngay cả khi đó là một cuộc thảo luận hoặc hỏi ý kiến, thì cũng đừng ném
trách nhiệm cho sếp của bạn. Thay vì câu hỏi "Tôi phải làm gì?" thì hãy hỏi
"theo tôi nghĩ là...., anh/chị thấy thế nào?". Hãy tự mình suy nghĩ, đưa ra
câu trả lời cho vấn đề trước, rồi hỏi xem cách làm của bạn có phù hợp với ý
tưởng của sếp hay không.
Ví dụ: 「私としては〇〇と考えているのですが、いかがでしょうか」
"Theo tôi nghĩ
là...., anh/chị thấy như thế nào?
Cố gắng chuẩn bị những thông tin cần thiết trước khi thảo luận để có một
cuộc thảo luận hiệu quả nhé.
Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn biết cách thảo luận hiệu quả với
cấp trên.