CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP

日付:

Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ gặp nhiều thuận lợi trong công việc. Trong cuộc sống hoặc tại nơi làm việc, có thể bạn sẽ bắt gặp những người có khả năng giao tiếp tốt. Rất dễ thấy những người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có nhiều niềm vui và thuận lợi trong cuộc sống cũng như công việc. 

Bạn hoàn toàn có thể rèn luyện để kỹ năng giao tiếp trở nên tốt hơn. Hãy cùng Kyouikusouken xem qua những cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong bài này nhé.

1. Xác định rõ những gì muốn truyền đạt trước khi nói

Để nói một cách dễ hiểu cho người đối diện, điều quan trọng trước tiên bản thân phải biết rõ những gì bạn muốn truyền đạt. Khi giao tiếp, hãy xác định rõ điều bạn muốn truyền đạt trước khi bắt đầu nói một việc gì đó.

Nếu những gì bạn muốn truyền tải là mơ hồ, bạn sẽ không thể kết nối các từ của bạn với nhau. Điều này có thể dẫn đến những phát biểu gây khó hiểu cho người khác.

Ví dụ, nếu bạn nói, "Tôi sẽ chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp sắp tới, nhưng đã gần đến tuần sau và nội dung vẫn chưa được quyết định", thì người nghe sẽ khó xác định đúng trọng tâm bạn muốn nói là gì.  

Trước khi bắt đầu, hãy làm rõ nội dung muốn nói với gợi ý sau:
・Nói về tài liệu của cuộc họp tuần tới
・Và bạn muốn xác nhận những nội dung chưa được quyết định

Sau đó, bạn có thể bắt đầu câu chuyện bằng cách nói: "Tôi muốn xác nhận những phần chưa quyết định trong tài liệu cuộc họp của tuần tới" 

Khi xác định được những gì bạn muốn truyền đạt đi và dựa trên ý chính đó để phát triển câu chuyện, thì nội dung bạn nói sẽ trở nên mạch lạc, trôi chảy hơn.

2. Tự bản thân cung cấp thông tin trước

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn, bản thân chúng ta hãy cởi mở để trò chuyện trước.  Nếu bạn tiết lộ thông tin của mình trước, người kia sẽ có thể hiểu bạn hơn và cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện với bạn. 
Trong giao tiếp, điều quan trọng cả hai cùng cởi mở và chia sẻ với nhau. Để đối phương cảm thấy thoải mái trò chuyện thì bản thân chúng ta phải chủ động cở mở và chia sẻ trước. Nếu làm được như vậy thì đối phương cũng sẽ tham gia cuộc giao tiếp tích cực hơn và chia sẻ nhiều hơn.

3. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý đến thông tin ngôn ngữ và thông tin phi ngôn ngữ. Thông tin phi ngôn ngữ là những cử chỉ, nét mặt, tông giọng,...gọi chung là ngôn ngữ cơ thể. Người ta nói thông tin phi ngôn ngữ ảnh hưởng 90% tới cuộc giao tiếp. Hay có thể hiểu, ngôn ngữ cơ thể quyết định rất nhiều đến sự thành công của cuộc giao tiếp. 

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp với nội dung muốn truyền đạt sẽ giúp bạn giao tiếp dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ví dụ, khi nói về điều thích thú trong công việc, khi nhìn vào nét mặt, từ ngữ, động tác tay của người đó, bạn có thể đoán được mức độ hứng thú của họ nhiều hay ít.

Ví dụ, khi cảm thấy hứng thú về việc gì đó, người ta thường có những biểu hiện dưới đây:
・Người hướng về phía trước
・Tư thế thư giãn mà không cần bắt chéo tay hoặc chân
・Cơ thể hướng về người đang nói chuyện

Thông qua ngôn ngữ cơ thể, chúng ta có thể diễn đạt sự quan tâm với câu chuyện mà đối phương đang nói. Và tất nhiên, qua biểu hiện bên ngoài của đối phương, chúng ta cũng có thể phán đoán đối phương đang cảm thấy như thế nào khi nói chuyện với chuyện với chúng ta. Từ đó, bạn cũng có thể thay đổi cách nói chuyện để phù hợp với người nghe hơn.

4. Thể hiện biểu cảm phong phú khi trò chuyện

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, hãy chú ý đến biểu hiện trên khuôn mặt khi trò chuyện. Trong giao tiếp, bạn có thể dễ dàng truyền đạt cảm xúc của mình cho người đối diện thông qua biểu cảm trên gương mặt.

Ví dụ, thay vì nói "Cảm ơn đã ủng hộ và rất mong được động hành với quý khách trong tương lai" với nét mặt vô cảm, thì hãy thử nói câu này ới một nụ cười tươi, bạn có thể truyền đi cảm xúc tích cực của mình đến đối phương.

Biểu cảm trên khuôn mặt có thể ảnh hưởng đến người nghe nhiều hơn những gì bạn nói.

5. Xác nhận mức độ lý giải của người nghe

Giao tiếp giúp mọi người hiểu nhau hơn và các mối quan hệ trở nên sâu sắc hơn. Hãy đảm bảo đối phương hiểu rõ điều bạn nói rồi mới tiếp tục câu chuyện. Thay vì giao tiếp một chiều, bạn có thể hỏi đối phương: "Tôi nghĩ vậy, bạn nghĩ sao?" để xác nhận rằng họ vẫn theo kịp nội dung mà bạn đang đề cập.

Trong cuộc trò chuyện, hãy cố gắng điều chỉnh chủ đề cho phù hợp với mức độ hiểu của đối phương. Nếu vừa trò chuyện vừa xác nhận ý kiến đối phương, bên cạnh giao tiếp hiệu quả, bạn còn có được góc nhìn sự  việc mới lạ từ đối phương.

6. Tích cực lắng nghe và phóng đại phản ứng

Bạn thường có phản ứng như thế nào khi nghe một câu chuyện từ ai đó? Từ bây giờ, lắng nghe tích cực hơn và phóng đại phản ứng đó lên.

Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn đang hào hứng kể về một trải nghiệm của bản thân mà người nghe lại ngắt ngứ và trưng ra bộ mặt vô cảm thì bạn có còn muốn kể tiếp hay không? Hầu hết mọi người sẽ không muốn tiếp tục cuộc giao tiếp đó nữa phải không nào?

Điều quan trọng trong giao tiếp là phải lắng nghe một cách chủ động và phản ứng nhiệt tình hơn. Trong tiếng Nhật, cách phản ứng giống như gật gù thể hiện sự đồng tình qua lời nói được gọi là あいづち.
Bằng cách thể hiện sự đồng tình qua hành động gật gù, hoặc qua lời nói sẽ làm cho đối phương cảm thấy được công nhận và họ sẽ muốn chia sẻ với bạn nhiều hơn.

7. Bắt chước người có khả năng giao tiếp tốt

Một cách để trở nên giỏi hơn ở một lĩnh vực nào đó là bắt chước một người giỏi về lĩnh vực đó. Vì vậy, hãy bắt chước những người có kỹ năng giao tiếp tốt. Nếu bạn có người thân của bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, hãy chú ý đến cách họ tương tác với người khác.

Ví dụ như:
・Quan tâm đến người đối diện và nói chuyện với họ
・Nhịp điệu cuộc trò chuyện vừa phải
・Có rất nhiều chủ đề để nói
・Có thể giữ bình tĩnh ngay cả khi cuộc trò chuyện bị gián đoạn

Ngoài những điều trên, bạn sẽ có thể phát hiện ra nhiều đặc điểm thú vị của một người giao tiếp tốt. Cố gắng bắt chước những gì bạn có thể và cố gắng kết hợp vào trong các cuộc giao tiếp của bạn. 
Khi đó, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được cải thiện một cách tự nhiên.

8. Sử dụng 5W2H để làm rõ nội dung giao tiếp

Bạn có biết 5W2H mà bạn muốn lưu ý khi nói không?
Ắt hẳn bạn đã biết về 5W1H phải không nào!
5W2H là từ viết tắt của các yếu tố sau:
What: cái gì, vấn đề gì
Where: ở đâu
Who: ai 
When: khi nào
Why: tại sao
How: như thế nào
How much (many): bao nhiêu

Khi sử dụng 5W2H để làm rõ nội dung đang trình bay, bạn sẽ có thể chia sẻ thông tin dễ dàng và cụ thể hơn. Hạn chế được những hiểu lầm do thiếu thông tin trong giao tiếp. 

Ví dụ, tại nơi làm việc, việc đưa ra các chỉ dẫn như “Tôi không có đủ tài liệu cho cuộc họp, vì vậy hãy sao chép và mang đến đây”.

Bạn có thể đưa ra chỉ dẫn rõ ràng hơn khi sử dụng 5W2H, ví dụ như:
・Tài liệu cho cuộc họp nào? →Cuộc họp định kỳ, cuộc họp với đối tác ABC,...
・Khi nào thì cần tài liệu này?→Ngay bây giờ, ngày mai hay tuần sau,...
・Mang đến đâu? →Phòng họp, văn phòng của sếp,...
・Coppy bao nhiêu bản →1 bản hay cần nhiều hơn,...
・Đưa tài liệu này cho ai → Đưa cho người chủ trì cuộc hợp, khách hàng, hay cá nhân cụ thể nào đó,...

Nếu bạn nói, "Tôi không có đủ tài liệu cho cuộc họp định kỳ tháng 10, vì vậy hãy sao ra 5 bản sao và mang chúng đến bàn của ông Sato trước 15:00 ngày hôm nay" thì mọi việc sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Đặc biệt trong công việc, hãy lưu ý đến 5W1H và chia sẻ thông tin một cách chính xác, kỹ năng giao tiếp trong công việc của bạn sẽ được nâng cao

9. Trình bày lại nội dung đã học được cho một người khác

Nếu bạn muốn có rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt, trước tiên hãy thử trình bày lại nội dung bạn đã học với một người khác. Ví dụ, chia sẻ những gì bạn học được về kỹ năng giao tiếp với gia đình hoặc đồng nghiệp của bạn.

Lúc đầu, có thể bạn sẽ cảm thấy câu chuyện không ăn nhập với nhau và bạn không thể giải thích cặn kẽ. Tuy nhiên, bạn có thể nhận ra được cách nói chuyện phù hợp với bản thân khi trình bày một nội dung nhiều lần. Quan trọng là phải có ý thức truyền đạt những gì bạn đã học một cách dễ hiểu.

Bằng cách nói chuyện với mọi người và trình bày những gì đã học được, lâu dần bạn sẽ tích lũy nhiều cách dùng từ, cách thể hiện sắc thái cho phù hợp với nội dung câu chuyện, từ đó kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ dần được cải thiện. 

10. Trình bày nội dung từ kết luận trước 

Nếu bạn nói về việc gì đó mà như kể một câu chuyện thì sẽ làm cho người đối diện cảm thấy lan man và không hiểu được nội dung chính bạn muốn trình bày là gì. Trình bày sự việc từ kết luận trước sẽ tạo ra sự khác biệt lớn về mức độ lý giải nội dung giao tiếp. 

Ví dụ: 
Khi bạn nói: "Tôi định tổ chức cuộc họp vào sáng mai, nhưng tôi khi nói chuyện với sếp thì có thể kéo dài hơn, vì vậy sẽ bắt đầu lúc 13:00", thì người nghe sẽ rất khó xác định đúng trọng tâm nội dung bạn muốn truyền đạt.

Bắt đầu bằng kết luận sẽ giúp bạn đi thẳng vào vấn đề, giúp người nghe dễ hiểu hơn.
Ví dụ trên có thể trình bày lại như sau: “cuộc họp ngày mai sẽ bắt đầu từ 13h00”. Với câu này, nội dung chính đã được truyền đạt một cách trọn vẹn mà không gây ra sự nhầm lẫn cho người nghe.

Trên đây, Kyouikusouken đã giới thiệu một số cách đơn giản để nâng cao kỹ năng giao tiếp. Các cách này có thể áp dụng trong cả cuộc sống và công việc. Hãy thực hiện những cách mà bạn cảm thấy khả thi nhất nhé. Chúc bạn có được kỹ năng giao tiếp tốt hơn, từ đó gặp nhiều thuận lợi hơn trong công việc cũng như cuộc sống.