Sự khác biệt giữa chat và email là gì? Sử dụng đúng cách trong môi trường kinh doanh

日付:

Hiện nay, ngày càng nhiều công ty thực hiện Work from home và Workcation. Làm việc từ xa mang lại một số lợi ích nhất định, nổi bật là thay đổi môi trường làm việc giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái để phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất làm việc. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích làm việc từ xa mang lại, thì vấn đề "thiếu sự tương tác, giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty" đã khiến không ít nhà quản lý đau đầu. 

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các phương tiện liên lạc khác nhau để giúp nhân viên có thể tương tác tốt hơn, nhưng trên thực tế, nhiều người cảm thấy khá khó khăn khi sử dụng email, chat,... để trò chuyện, báo cáo công việc. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về sự khác biệt giữa chat và email, từ đó sẽ kết hợp các phương tiện giao tiếp này để tăng hiệu quả giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các nhân viên nhé.
※Trong phạm vi bài viết, chat sẽ là từ dùng để chỉ những phương tiện giao tiếp được sử dụng trong doanh nghiệp. Tùy vào doanh nghiệp, phương tiện liên lạc này sẽ thay đổi.

　
Sự khác biệt về chat và email

Vì là phương tiện liên lạc nên sẽ có những đặc điểm riêng, chúng ta cần phải hiểu rõ tính chất của từng loại phương tiện để có thể sử dụng nhuần nhuyễn đúng lúc, đúng mục đích. Chúng ta sẽ so sánh sự khác biệt giữa chat và email để có thể sử dụng tốt hơn.

Chat

Các cuộc trò chuyện thời gian thực thông qua các phương tiện liên lạc được gọi chung là chat.

◆Ưu điểm của chat

Chat nhằm mục đích đối thoại bằng cách trao đổi qua tin nhắn trong thời gian thực. Bạn sẽ nhận được thông báo gần như là ngay lập tức nếu có tin nhắn từ người khác. Tính năng thông báo tin nhắn sẽ giúp bạn không bỏ lỡ cuộc trò chuyện và trao đổi với tốc độ nhanh.

Ngoài ra, chat không chỉ có thể là trao đổi một đối một mà còn có thể là trao đổi giữa nhiều người với nhau như thể tất cả mọi người đang nói chuyện cùng chỗ. Một ưu điểm khác của chat là dễ dàng nắm bắt nhanh chóng cuộc trò chuyện và bạn có thể chia sẻ thông tin với nhiều người cùng một lúc .

Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn chia sẻ màn hình và gửi tệp, cũng như trao đổi văn bản. Bạn có thể trao đổi và chia sẻ tài liệu khi cần thiết.

◆Nhược điểm của chat

Điểm bất lợi là khả năng tăng tương tác lãng phí. Chat có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng, nên cũng có trường hợp các cuộc trao đổi ít quan trọng hơn hoặc không liên quan đến công việc vẫn tiếp diễn. Vì vậy, cần lưu ý rằng chat có thể dẫn đến giảm năng suất làm việc của nhân viên.

E-mail

Trao đổi thông tin trên Internet dưới hình thức là một bức thư được gọi là email. Trao đổi về cơ bản được giả định là một-một. Nhưng trên thực tế, có thể sử dụng email để gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc.
     ⇝Xem thêm về: "Cấu trúc email thương mại tiếng Nhật, sự khác nhau khi sử dụng CC và BCC"

◆Ưu điểm của email

Một trong những ưu điểm của email là dễ dàng kiểm tra lịch sử gửi email quá khứ. Việc rà soát lại những thông tin trong quá khứ được thực hiện rất dễ dàng. Các email cũng được lưu lại, vì vậy bạn có thể theo dõi các quyết định, thông tin liên lạc quan trọng và những tệp tài liệu đính kèm.

◆Nhược điểm của email

Trao đổi email có yêu cầu cao về hình thức trình bày và ngôn từ sử dụng chưa kể nội dung email rõ ràng phù hợp với đối tượng nhận email. Chính vì vậy, soạn thảo email mất khá nhiều thời gian.


Một nhược điểm có thể thấy là khó nắm bắt được dòng chảy của câu chuyện như chat. Giao diện của chat, cuộc trò chuyện trước và sau được hiển thị trong một khung, vì vậy bạn có thể dễ dàng nắm bắt được luồng, nhưng trong email, mỗi email là độc lập. Trên màn hình hiển thị sẽ là rất nhiều email nhận từ rất nhiều người được liệt kê thành danh sách. Do đó, không giống như trò chuyện, dòng chảy của cùng một câu chuyện không thể dễ dàng truy ngược lại.

Ngoài ra, soạn e-mail yêu cầu việc xác nhận địa chỉ người nhận và tiêu đề của email. So với chat thì để gửi được một thông tin từ email thì phải thực hiện nhiều bước, vì vậy hiệu suất về mặt thời gian cũng không cao.

Kết hợp giữa chat và email?! Ví dụ cho từng trường hợp

Kyouikusouken đã liệt kê các đặc điểm của chat và email, nhưng rốt cuộc thì nên chọn cái nào? Thay vì chọn một trong hai, thì sử dụng từng loại đúng cách tùy thời điểm và tùy vào nội dung liên lạc. Sau đây, sẽ giới thiệu những tình huống phù hợp khi sử dụng từng loại.

◆Các trường hợp thích hợp trò chuyện

Chat thích hợp để giao tiếp với người trong công ty. Trong công ty, thông tin cần được truyền đạt đơn giản, chính xác và nhanh chóng là điều rất quan trọng. Ngoài ra, chat rất tiện lợi khi bạn muốn giao tiếp trên cơ sở hội thoại hoặc khi có mức độ khẩn cấp cao. Tuy nhiên, nếu xét về tính cấp thiết, tùy trường hợp thì gọi điện thoại trực tiếp sẽ có hiệu quả hơn.

◆Các trường hợp phù hợp với email

Nên chọn gửi email khi tương tác với khách hàng, đối tác kinh doanh. Hoặc khi nội dung trao đổi quan trọng và cần sự rõ ràng. Vì email có quy tắc riêng khi soạn thảo nên sẽ mang lại cho người nhận ấn tượng rằng sự việc bạn nhắc đến sẽ quan trọng và cần được đề cao.

E-mail thích hợp hơn để giao tiếp với các đối tác kinh doanh coi trọng nghi thức kinh doanh và với các đối tác kinh doanh yêu cầu phản hồi lịch sự.

Ngoài ra, như đã đề cập ở trên, nếu bạn muốn để lại bằng chứng như một quyết định, bảng báo giá, hợp đồng,... thì email là lựa chọn tốt. 

Xem xét thông tin tại thời điểm truyền tải thông tin, không nên bó hẹp vào một phương tiện giao tiếp. Thay vì sử dụng một trong hai, tốt hơn là sử dụng nó đúng cách tùy theo hoàn cảnh.